Leistungen / Honorare abrechnen (Menüpunkt - Hauptmenü Rechnungswesen)

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Nachdem, wie in Leistungen / Honorare beschrieben, erbrachte Leistungen und Betreuungsverträge in ASSFINET MVP erfasst wurden, müssen hierfür noch entsprechende Honorarrechnungen erstellt werden. Es wird hierbei davon ausgegangen, dass die Rechnungen in regelmäßigen Intervallen (z.B. monatlich) von der Buchhaltung erstellt werden.

Zur Abrechnung dient die Funktion "Rechnungswesen -> Leistungen/Honorare abrechnen". Hierbei sind zunächst die Positionen auszuwählen, die abgerechnet werden sollen:

•Nicht abgerechnete Aufwände: Hier erscheinen alle Leistungen, bei denen da Option "einzeln abrechnen" angekreuzt wurde und die noch nicht abgerechnet wurden.

•Betreuungsgebühren: Hier erscheinen alle "Fälligkeiten" von Verträgen der Sparte "BETREUUNG" (je nach Zahlweise), die noch nicht abgerechnet wurden.

Alle Positionen können noch nach Vertragsgruppen eingeschränkt werden - z.B. nur eine bestimmte Vertragssparte oder eine bestimmte Kundenverbindung.

Tip: Wenn eine Leistung erscheint, die dauerhaft nicht abgerechnet werden soll (z.B. Fehleingabe), dann wählen Sie die Leistung per "Auswahl" aus und schalten Sie "Einzeln abrechnen" aus. Die Daten der Leistung können noch abgeändert werden, solange sie nicht abgerechnet wurde.

Mit Klick auf "Abrechnen" werden alle angekreuzten Positionen abgerechnet. Sie können dabei wählen, ob für jeden Vertrag getrennte Rechnungen erstellt werden sollen (z.B., um dem Kunden gegenüber mehrere Beratungsprojekte sauber zu trennen) oder ob die Positionen je Kunde zusammengefasst werden sollen.

Die weitere Behandlung der Honorarrechnungen ist identisch mit der Behandlung von Inkassorechnungen, Vermittlerabrechnungen und Gesellschaftsabrechnungen in ASSFINET MVP - wer die Funktionen "Inkasso" und "Vermittlerabrechnung" nutzt, dürfte mit dem Verfahren also vertraut sein.

Nach dem Erstellen der Rechnungen müssen die Rechnungen gedruckt werden. Dies erfolgt über den Menüpunkt "Rechnungswesen -> Abrechnungen und Mahnungen drucken". Dort erscheinen alle Rechnungen, die noch nicht gedruckt wurden; sie können einzeln oder gesammelt gedruckt werden.

Die Druckausgabe der Rechnungen kann über das Formularwesen (Menüpunkt "Organisation -> Formularwesen") angepasst werden. Basis des Rechnungsdrucks sind dort unter der Rubrik "Standardbriefe" die Formulare "Honorarabrechnung (Makler->Kunde)" und "Abrechnung v. Betreuungsverträgen" (Vorsicht: Die Formulare sind in der Liste nur sichtbar, wenn "Formulare für Rechnungswesen anzeigen" angekreuzt wurde).

Gedruckte Rechnungen sind unter "Rechnungswesen -> Abrechnungsjournal" und unter "Rechnungswesen -> Offene Posten überwachen" (solange, bis die Rechnung bezahlt wurde) sichtbar.

Der Menüpunkt "Rechnungswesen -> Offene Posten überwachen" beschäftigt sich mit Zahlungseingängen. Zunächst werden hier alle Rechnungen angezeigt, für die noch kein vollständiger Zahlungseingang verzeichnet wurde. Rechnungen, für die Zahlungen eingegangen sind, können über den Menüpunkt "Zahlung buchen" ausgebucht werden.

Wenn Rechnungen per Lastschrifteinzug (DTAUS) bezahlt werden sollen, dient die die Funktion "DTAUS" zum Erzeugen der entsprechenden Bankdatei. Voraussetzung ist, dass die Rechnungen mit Zahlungsart "DTAUS" erstellt wurden.

Wenn eine Rechnung als "uneinbringlich" aus der Liste entfernt werden soll, oder wenn die Rechnung aufgrund von Verhandlungen mit dem Kunden verändert werden muss, benutzen Sie die Funktion "Storno". Dabei wird die Rechnung storniert, und die zugrundeliegenden Leistungen können wieder bearbeitet werden (z.B. können sie auf "nicht abrechnen" gestellt oder im Betrag verändert werden). Anschließend können die Leistungen wieder abgerechnet werden.

In ASSFINET MVP kann pro Kunde und davon ausgehend pro Vertrag festgelegt werden, welche Vermittler zuständig sind. Ebenso, wie die von Gesellschaften erhaltenen Provisionen und Courtagen nach vorgegebenen Schlüsseln an Vermittler weiterverteilt werden können, können auch abgerechnete Honorare mit Vermittlern geteilt werden.

Die Honorar-Prozentsätze von Vermittlern werden dabei in drei Stufen vorgegeben:

•Beim Vermittler wird die Courtagevereinbarung unter dem Menüpunkt "Provisionssätze" gepflegt. Ebenso, wie dort die Prozentsätze für AP und FP eingegeben werden können, gibt es auch die Möglichkeit, die "Honorar %" zu erfassen.

•Bei Neuanlage eines Vertrages werden die beim Vermittler hinterlegten Honorar-Prozentsätze in den Vertrag übernommen. Für jeden Vertrag können die Honorar-% aber noch davon abweichend geändert werden (Registerkarte "Vermittler" im Vertrag).

•Bei Erfassung einer Leistung zum Vertrag oder zum Vertragstermin dienen die im Vertrag hinterlegten Honorar-% zur Vorbelegung der Vermittleranteile dieser Leistung. Auch hier können aber die beteiligten Vermittler und deren Anteile noch manuell angepasst werden.

Ausschlaggebend bei der Abrechnung von Leistungen ist letztlich nur, welche Vermittler und Prozentsätze bei den Leistungen selbst hinterlegt sind. Die Vermittleranteile werden bei der Leistungsabrechnung automatisch gebucht und stehen für die normale Vermittlerabrechnung zur Verfügung. Um Honoraranteile auf der Vermittlerabrechnung getrennt auszuweisen, können z.B. die folgenden Abschnitte in das Formular für die Vermittlerabrechnung übernommen werden:

Auch an den abgerechneten Betreuungsgebühren (Verträge mit Sparte "BETREUUNG") können Vermittler beteiligt werden. Ausschlaggebend sind die "Honorar %", die im Betreuungsvertrag hinterlegt wurden. Auf der Vermittlerabrechnung erscheinen die Anteile an Betreuungsgebühren wie die Anteile an abgerechneten Leistungen.

Für alle Vermittleranteile gilt: Der Anteil des Vermittlers wird erst für die Vermittlerabrechnung freigegeben, wenn der Kunde bezahlt hat. Damit ist sicherstellt, dass nicht für dubiose Forderungen in Vorleistung gegangen werden muss.