Offene Posten überwachen

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Über diesen Menüpunkt lassen sich noch nicht bezahlte Abrechnungenselektieren. Ausstehende Forderungen/Rechnungen (Inkasso) und zu zahlende Verbindlichkeiten/Gutschriften (Exkasso) werden grundsätzlich gleich behandelt.

Die Selektion kann nach Art des Empfängers und Abrechnungsdaten (z.B. nur Kundenrechnungen in einem bestimmten Zeitraum oder mit einem bestimmten Betrag) oder nach Verträgen (auf welcher Rechnung erscheint eine Fälligkeit dieses Vertrages?) erfolgen:

•Selektion: Diese Funktion dient dazu, entweder eine bestimmte Abrechnung zu suchen (nach Partner, Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc.) oder Abrechnungen nach Mahnstatus zu selektieren.

•Selektion Vertrag: Wenn Abrechnungen gesucht werden, die sich auf bestimmte Verträge beziehen, so kann diese Selektionsmöglichkeit genutzt werden. Zum Vertrag können im Ergebnis mehrere Abrechnungen erscheinen, da hier alle Abrechnungen aufgelistet werden, die Buchungspositionen zum Vertrag enthalten - im Maklerinkasso z.B. die Kundenrechnung, aber auch Gesellschafts- und Vermittlerabrechnungen.

Aus der Liste der offenen Posten können DTAUS-Dateien für Lastschriften bzw. Gutschriften erstellt werden. Abrechnungen können bearbeitet werden (z.B. Mahnstop oder Zahlungsart) oder als bezahlt markiert werden. Per Doppelklick kann eine Zahlung gebucht werden (hierfür ist die Auswahl des Bankkontos nötig, auf dem die Zahlung eingegangen ist).

Per Funktion "Bearbeiten" kann die Zahlungsart umgestellt werden (manuell, DTAUS) oder diese Abrechnung von weiteren Mahnungen ausgeschlossen werden (Mahnstopp bis).

Voll- und Teilzahlungen auf eine Abrechnung werden per Doppelklick auf die Abrechnung gebucht. Es kann die Belegnummer, das Eingangsdatum sowie der bezahlte Betrag eingegeben werden. In jedem Fall muss ausgewält werden, auf welches Konto die Zahlung erfolgt ist (Kasse oder Bankkonto).

Weicht der Zahlungsbetrag vom noch offenen Abrechnungsbetrag ab, wird die Abrechnung weiter als offener Posten geführt; andernfalls gilt sie als bezahlt und erscheint in der Selektion offener Posten anschließend nicht mehr.

Wenn eine Abrechnung (z.B. für Kunden/Vermittler) nicht auf Eingang überwacht bzw. ausbezahlt werden soll und stattdessen auf die nächste Abrechnungsperiode übertragen werden soll, kann ein Saldenübertrag gebucht werden. Suchen Sie dazu die Abrechnung in der Liste der offenen Posten und wählen Sie "Saldenübertrag". Die Abrechnung wird nun als bezahlt ausgebucht; als Gegenbuchung dazu erscheint eine neue nicht abgerechnete Forderung/Verbindlichkeit auf dem Konto des Partners. Bei Erstellung der nächsten Abrechnung für den Partner wird diese Position entsprechend miteinbezogen.

ASSFINET MVP ist in der Lage, Dateien zu erzeugen, die von Banken zum Lastschrifteinzug benutzt werden können. Im sogenannten DTAUS-Verfahren können diese Dateien per Online-Banking an die Bank übertragen und verarbeitet werden. Da die Übertragungsverfahren sich von Bank zu Bank unterscheiden, beschränkt sich ASSFINET MVP darauf, die DTAUS-Dateien zu erzeugen und abzuspeichern.

Abrechnungen, deren Zahlungsart=DTAUS ist, können per Lastschrifteinzug verbucht werden. Dabei wird eine DTAUS-Datei zur Übergabe an die Bank erstellt; die Abrechnungen werden bezahlt gebucht und verschwinden aus der Liste der offenen Posten.
Vor Erstellung des DTAUS ist das entsprechende Bankkonto auszuwählen; von den selektierten Abrechnungen werden nur diejenigen in den DTAUS-Lauf einbezogen, bei denen Zahlungsart=DTAUS ist.

Bei der Erstellung von Inkassofälligkeiten und Schadenzahlungen können die von ASSFINET MVP verwendeten Konten auf beiden Seiten festgelegt werden. Die hierfür vorgesehenen Felder stehen bei der Erstellung der Abrechnung im System zur Verfügung. Hierbei kann für das "Maklerkonto DTAUS" und das "Empfängerkonto DTAUS" gewählt werden. Beim Maklerkonto handelt es sich um ein Selektionskriterium, welches bei der Selektion der Offenen Posten für den DTAUS verwendet werden kann.

Für Kunden, Vermittler, Gesellschaften und Adressen speichert das ASSFINET MVP zwei Bankverbindungen. Sie haben die Möglichkeit festzulegen welche dieser Bankverbindungen für die aktuelle Abrechnung verwendet werden soll. Hierfür wählen Sie bei der Erstellung der Abrechnung aus der angezeigten Liste die zu verwendende Bankverbindung (z.B. "Kundenkonto 1") aus. Wenn Sie eine Bankverbindung explizit auswählen wird diese von ASSFINET MVP beim DTAUS verwendet. Sollte bei die Bankverbindung nicht vollständig ausgefüllt sein erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung beim Erstellen des DTAUS.

Wenn Sie "[Standard]" auswählen prüft ASSFINET MVP, wie in den Versionen vor 6.0, die verschiedenen zugeordneten Bankverbindungen durch, bis es eine gültige findet. Dies bedeutet bei einer Vertragsfälligkeit, dass zunächst im Vertrag und dann in Kundenkonto 1 und Kundenkonto 2 gesucht wird. Sollte keine Bankverbindung gefunden werden gibt das ASSFINET MVP hier ebenfalls eine entsprechende Fehlermeldung.

•Storno vor Abrechnungsdruck: Wird eine noch nicht gedruckte Abrechnung storniert, werden die in der Abrechnung enthaltenen Abrechnungspositionen wieder als offene Positionen in den Kontoauszug des Partners übertragen. Anschließend ist die erstellte Abrechnung somit leer und die vormals enthaltenen Positionen können beim nächsten Rechnungslauf erneut abgerechnet werden.

•Storno nach Abrechnungsdruck: Wird erst nach dem Druck festgestellt, dass eine Abrechnung falsch oder unberechtigt ist, werden beim Storno der Abrechnung die Buchungssätze aller enthaltenen Positionen storniert. Die Original-Abrechnung bleibt somit mit allen Positionen erhalten. Es wird aber eine Gutschrift erzeugt, die die Stornopositionen für alle Position der Original-Abrechnung enthält. Die Original-Abrechnung und die neue Gutschrift werden über ein Verrechnungskonto gegeneinander als bezahlt ausgebucht. Nach dem Storno ist somit der Vorgang ausgeglichen. Wenn die Abrechnung Buchungssätze enthielt, die andere Abrechnungen tangieren (z.B. Vermittleranteile für Vertragsprovisionen), entstehen beim Storno der Buchungssätze offene Positionen auf den Konten anderer Partner (z.B. entsteht beim Storno einer Kundenrechnung eine Forderung an den Vermittler in Höhe des ursprünglich gebuchten Vermittleranteils der Provision).

•Storno nach Abrechnungsdruck und erhaltener (Teil-) Zahlung: Nach erhaltener Zahlung können Abrechnungen nicht mehr storniert werden.

•Differenzbuchung über manuelle Vertragsregulierung: Um betragsmäßig Korrekturen eines Rechnungsbetrags vorzunehmen, kann alternativ der Differenzbetrag als Vertragsrechnung beim Vertrag gebucht werden (Erhebung oder Erstattung). Der Saldo der beiden Rechnungen (Original und Differenz) ergibt den neuen Rechnungsbetrag.

Bei der Erstellung einer DTAUS-Datei für den Lastschrifteinzug werden Abrechnung sofort gegen das gewählte Bankkonto als bezahlt ausgebucht. Beim Auftreten von Rücklastschriften müssen diese Bezahlt-Buchungen jeweils rückgängig gemacht werden. Dazu können die bereits als bezahlt markierten Abrechnungen über die offene Posten gesucht werden ("OP Empfänger" - Auswahlmodus "Bezahlt" - Suchmöglichkeiten z.B. über Adressat, Datum oder Betrag). Anschließend wird über die Funktion "Rücklastschrift" die Zahlung rückgängig gemacht. Dabei kann auch eine Rücklastschriftgebühr hinzugebucht und die Abrechnung bzw. der zugehörige Vertrag in Zukunft vom Lastschrifteinzugsverfahren ausgeschlossen werden.

Bei der Erstellung von Lastschrifteinzügen (DTAUS) werden Abrechnungen immer als bezahlt gebucht. Widerspricht der Rechnungsempfänger dem Einzug (Rücklastschrift), müssen diese Bezahlt-Buchungen jeweils rückgängig gemacht werden.

Dazu können die bereits als bezahlt markierten Abrechnungen über die offene Posten gesucht werden ("Selektion" - Auswahlmodus "Bezahlt" - Suchmöglichkeiten z.B. über Adressat, Datum oder Betrag). Anschließend wird über die Funktion "Rücklastschrift" die Zahlung rückgängig gemacht. Danach gilt die Abrechnung wieder in voller Höhe als offener Posten. Dabei kann auch eine Rücklastschriftgebühr hinzugebucht und die Abrechnung bzw. der zugehörige Vertrag in Zukunft vom Lastschrifteinzugsverfahren ausgeschlossen werden.

Im Maklerinkasso kann nur der Versicherer selbst qualifiziert mahnen. Daher werden "zu Ende" gemahnte Kundenrechnungen dem Versicherer zur Durchführung des Mahnverfahrens übergeben. Dazu dient die Funktion "Rückgabe", die es erlaubt, die Abrechnung zu stornieren und ein Hinweisschreiben an die Gesellschaft zu erzeugen.

Zur Verrechnung von Rechnungen und Gutschriften siehe "Kundenvorauszahlungen (KIK)" im Kapitel "Geschäftsvorfälle".