Leistungen / Honorare (Menüpunkt

Leistungen / Honorare (Menüpunkt - Hauptmenü Eigen)

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Leistungen / Honorare (Menüpunkt - Hauptmenü Eigen)

Dieser Menüpunkt dient zur Leistungserfassung und Honorarabrechnung in ASSFINET MVP.

Beratungsleistungen von Versicherungsvermittlern werden in der Regel über Provisionen abgegolten, die vom Versicherer oder Produktgeber gezahlt werden. Aufgrund gesetzlicher Änderungen ist mittlerweile in bestimmten Fällen ein alternatives Vergütungsmodell möglich: der Kunde erhält für vom Vermittler erbrachte Leistungen eine Rechnung, die der Kunde als Honorar selber zahlt.

Immer, wenn für den Kunden gearbeitet wird und Leistungen erbracht werden, fallen Kosten an - Personalkosten, Raumkosten, etc. Die Erfassung dieser erbrachten Leistungen in ASSFINET MVP - zusammen mit einem entsprechenden Kostenansatz - bietet Vorteile, egal ob Honorare abgerechnet oder Provisionen vereinnahmt werden:

•Wenn Provisionen/Courtagen gezahlt werden, können die erhaltenen Provisionen den dafür erbrachten Leistungen bzw. den Aufwände hierfür gegenübergestellt werden (Rentabilität).

In diesem Artikel werden die Möglichkeiten vorgestellt, die ASSFINET MVP im Umfeld von Leistungen und Honoraren bietet.

•Im ersten Abschnitt werden die Einstellungen behandelt, die in ASSFINET MVP zur Erfassung und Abrechnung von Leistungen nötig sind.

•Der zweite Teil erklärt die Funktionen, mit denen Leistungen zu Verträgen und Terminen eingegeben werden können.

•Im dritten Abschnitt werden die Betreuungsverträge vorgestellt, mit denen Kunden regelmäßig pauschale Honorare in Rechnung gestellt werden können.

•Im vierten Teil geht es um die Auflistung von Leistungen in einem bestimmten Zeitraum (Vorbereitung für die Abrechnung) sowie die Auswertung von Rentabilität.

•Zuletzt geht es darum, wie die Honorare für Leistungen gegen den Kunden abgerechnet und, wenn nötig, an Vermittler weiterverteilt werden können.

Bei der Erfassung von Leistungen spielen einige Rahmendaten eine Rolle - z.B. welche internen Kostensätze zu veranschlagen sind, zu welchem Satz Leistungen dem Kunden gegenüber abgerechnet werden, und welche Steuersätze zu verwenden sind.

Damit diese Daten nicht bei jeder Eingabe einer Leistung neu eingegeben werden müssen, können in ASSFINET MVP "Leistungsarten" eingegeben werden. Sie dienen zur Vorbelegung der Rahmendaten einer Leistung (Kostensätze, Steuersätze, etc.) und können ausgewählt werden, wenn eine Leistung neu eingegeben wird.

Leistungsarten werden im Menü "Organisation -> Leistungsarten" erfasst; in der entsprechenden Hilfeseite finden Sie auch Beispiele.

Leistungen, die in ASSFINET MVP erfasst werden, müssen grundsätzlich einen Bezug zu einem Vertrag haben (falls ein Kunde noch keinen Vertrag hat: Leistungen können auch zu Verträgen mit dem Status "ANGEBOT" oder z.B. zu Verträgen mit einer eigendefinierten Sparten "HONORAR" erfasst werden). Es gibt zwei Möglichkeiten, Leistungen zu erfassen:

•Direkt zum Vertrag. Wählen Sie im Vertragsbild den Menüpunkt "Funktionen-> Bearbeiten ->Leistungen/Honorare". Es erscheint eine Liste aller schon zum Vertrag erfassten Leistungen (dazu zählen auch die Leistungen, die aus einem Termin zum Vertrag eingegeben wurden - s.u.).

•Zum Termin. Bei Terminen, die einem Vertrag zugeordnet sind, kann aus der Terminliste über die Menüfunktion "Funktionen -> Leistungen / Honorare" die Liste aller zu dem Termin erfassten Leistungen angezeigt werden.

Insgesamt gilt: Leistungen MÜSSEN immer einem Vertrag zugeordnet sein, damit z.B. eine Verteilung der Beratungshonorare an Vermittler möglich ist. Leistungen KÖNNEN einem Vertragstermin zugeordnet sein. Beispiele für die Anwendung:

•Es existiert ein Termin "Beratungsgespräch vor Ort" bei einem Vertrag. Nachdem der Termin stattgefunden hat, kann direkt zum Termin eine Leistung und die Dauer des Gesprächs erfasst werden. Vorteil: Der Titel des Termins ("Beratungsgespräch vor Ort") wird direkt in die Leistung übernommen.

•Ein Bearbeiter findet eine Aufgabe "Deckung für neues Betriebsgebäude prüfen" in seiner Terminliste. Nachdem er die Aufgabe bearbeitet hat, kann er direkt aus der Terminliste die benötigte Zeit (zur Honorarabrechnung oder nur zur reinen Rentabilitätsrechnung) eintragen und die Aufgabe als erledigt markieren.

Aus der Liste der Leistungen/Honorare können Einträge neu angelegt, bearbeitet und gelöscht werden (letzteres nur, wenn der Eintrag noch nicht abgerechnet wurde).

•Es muss unter "Art" eine Leistungsart (s.o. - Einstellungen) ausgewählt werden. Dies dient der Vorbelegung der Felder "Einheit", "Satz intern", "Satz extern" und "Umsatzsteuer". Ausserdem können die erfassten Leistungen so später qualifiziert nach Art ausgewählt werden - z.B. nach Fragestellungen wie "wieviele Senior-Beraterstunden wurden im Juli erfasst?" oder "welchen Betrag machen die Fahrtkosten für die Kundenverbindung Musterbau GmbH aus?".

•Ein Datum muss eingegeben werden; Uhrzeit von/bis ist optional. Wenn Uhrzeit von/bis eingegeben wurden, wird die Anzahl Stunden/Minuten automatisch ausgerechnet - je nach Leistungsart gerundet auf 15/30/60 Minuten.

•Mit der Option "Einzeln abrechnen" legen Sie fest, ob die erfasste Leistung später als Honorar abgerechnet werden soll. Schalten Sie die Option aus, wenn die Leistung entweder nur zur internen Erfassung der Aufwände benötigt wird (Satz intern), oder wenn die Leistung bereits in einem anderweitig erfassten Pauschalhonorar enthalten ist.

•Auf der Seite "Vermittler %" können Sie festlegen, welche Vermittler mit welchen Prozentsätzen am abgerechneten Honorar beteiligt werden sollen. Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel im Abschnitt "Abrechnung von Leistungen"

Für die laufende Betreuung von Kunden und Verträgen fallen, abseits der Beratung, regelmäßig weitere Kosten an - z.B. bei der Kommunikation mit Versicherern. Daher werden häufig Betreuungsverträge zwischen Makler und Kunde geschlossen, bei denen der Kunde regelmäßig einen bestimmten Betrag für die Betreuung seiner Versicherungsangelegenheiten zahlt.

Hierfür bietet ASSFINET MVP Verträge der Sparte "BETREUUNG" an. Wenn Sie Betreuungsgebühren abrechnen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Legen Sie beim Kunden einen Vertrag mit der Sparte "BETREUUNG" an. Verträge dieser Sparte haben keinen Spartenteil, und diverse andere normale Vertragsmerkmale werden nicht angezeigt, da es sich nicht um Versicherungsverträge handelt. Eine Gesellschaft muss am Vertrag eingetragen werden; legen Sie hierfür z.B. eine Gesellschaft "BETREUUNG" an. Als Prämie des Vertrages ist die Betreuungsgebühr gemäß Zahlweise einzutragen; als Steuer-% die fällige Umsatzsteuer. Auch Unterjährigkeitszuschläge sind möglich. Auf der Seite "Vermittler" können betreuende Vermittler prozentual an den Betreuungsgebühren beteiligt werden.

2.Die fälligen Gebühren werden unter dem Menüpunkt "Rechnungswesen -> Leistungen/Honorare abrechnen" angezeigt und können dort abgerechnet werden.

3.Die Rechnungen können per DTAUS-Lastschrift eingezogen werden, wenn am Betreuungsvertrag die Option "Abbuchung" angekreuzt wurde. Andernfalls werden eingegangene Zahlungen unter "Rechnungswesen -> Offene Posten überwachen" eingebucht.

Leistungen werden einzeln zu Verträgen und Terminen erfasst. Häufig ergibt sich aber die Notwendigkeit, eine Einzelaufstellung aller Leistungen/Honorare im System zu erhalten, oder über alle Leistungen und Erträge hinweg eine Rentabilitätsberechnung zu erstellen.

Hier können Listen von Leistungen nach verschiedenen Kriterien erstellt werden (Zeitraum, Leistungsart, Intern/Extern, Abgerechnet, Benutzer). Die Leistungen können nach Verträgen eingeschränkt werden. Mögliche Anwendungen dieser Funktion:

•Alle abrechenbaren Leistungen des letzten Monats auflisten und den Bearbeitern zu Kontrollzwecken vorlegen.

•Feststellen, welche Beratungsaufwände für alle Verträge eines Kunden aufgelaufen sind.

•Eine Liste aller gebuchten Beratungspauschalen für Gebäudeversicherungen erstellen.

Alle Listen lassen sich über die normalen ASSFINET MVP-Funktionen ausdrucken oder als PDF-Datei ausgeben.

In der Statistik finden Sie unter Menü "Buchungsstatistik -> Leistungen/Honorare" einige Funktionen, mit denen auf Basis der erfassten Leistungen bzw. Betreuungsverträge eine betriebswirtschaftliche Auswertung ermöglicht wird. Es kann z.B. die Frage beantwortet werden, ob der Kunde aus Sicht der abgerechneten Honorare und erhaltenen Provisionen/Courtagen verglichen mit den eigenen Kosten "rentabel" ist.

Nachdem erbrachte Leistungen und Betreuungsverträge in ASSFINET MVP erfasst wurden, müssen hierfür noch entsprechende Honorarrechnungen erstellt werden. Hierzu dient der Menüpunkt "Rechnungswesen -> Leistungen / Honorare abrechnen"