Stand: 20190503

Mit dem Assfinet MVP bietet sich Ihnen eine Branchenlösung, in der Sie die allermeisten Ihrer täglichen Aktivitäten abwickeln können. Hierzu bedarf es jedoch zunächst der individuellen Einstellung der einzelnen Komponenten auf Ihre Anforderungen. Die folgenden Ausführungen sollen Ihnen helfen, hierbei die für den richtigen Beginn wichtigsten Punkte systematisch nacheinander abzuarbeiten. Zu den einzelnen Punkten sei an dieser Stelle auf das Referenzhandbuch verwiesen, wo Sie ausführliche Erläuterungen zur Handhabung finden.

Anlegen von Benutzern

Unter dem Menüpunkt Organisation / Benutzer können Sie zunächst die einzelnen Mitarbeiter, die mit dem Assfinet MVP arbeiten sollen, anlegen. Wie Sie die Zugriffsrechte für die einzelnen Module im Assfinet MVP und für die generellen Zugriffsrechte betreffend Provisionen, GDV-Daten-Import usw. handhaben finden Sie im Handbuch.

Anlegen von Gesellschaften

Soweit gewünscht liefern wir Ihnen rund 420 Versicherungsunternehmen, die für den deutschen Versicherungs- und Finanzdienstleistungsvermittler Relevanz besitzen könnten, als Datensätze in den Gesellschaften mit aus. Hierbei haben wir als Adresse die jeweilige Hauptverwaltung angegeben, um ggf. Kündigungen von Fremdverträgen direkt an diese richten zu können. Ebenfalls mit eingefügt ist die Versicherungsunternehmensnummer (VUNr.), die zur eindeutigen Identifizierung des Versicherers insbesondere beim Import von GDV-Daten dient.

Soweit Sie mit einem Versicherer zusammenarbeiten und Ihre Geschäfte nicht über die Hauptverwaltung sondern über eine Direktion des Versicherers abwickeln, sollten Sie auch diese Direktion in der Hauptmaske eintragen. Dies ist insbesondere dann hilfreich, wenn Sie weitere Ansprechpartner, Fachabteilungen (im Sprachgebrauch des Assfinet MVP = Referenzen) anlegen möchten. Nämlich dann haben Sie die Möglichkeit die in der Hauptmaske angelegte Adresse für die Referenzadressen als Vorlage zu übernehmen. Sie brauchen dann nur noch die jeweiligen Kontaktdaten bzgl. Telefon, Fax und E-Mail zu ergänzen.

Anlegen von AP und Courtagen

Ein weiterer Punkt, den Sie frühzeitig erledigen sollten, ist das Einpflegen der AP- und Courtagevereinbarungen bei den Gesellschaften, mit denen Sie zusammen arbeiten. Selbstverständlich brauchen Sie bei den einzelnen Gesellschaften nur die Sparten mit Courtagen zu pflegen, in denen Sie auch Geschäft an die Gesellschaft vermitteln. Soweit Sie an eine Gesellschaft in einer Sparte zu unterschiedlichen Courtagesätzen vermitteln (z.B. Privathaftpflicht = 25% und Gewerbehaftpflicht = 22,5%) sollten Sie für die Sparte mehrere Courtagevereinbarungen hinterlegen. Bei der Anlage eines einzelnen Vertrages erfolgt dann eine Abfrage, welche Courtage für den Vertrag gelten soll. Natürlich können davon abweichende Courtage noch beim einzelnen Vertrag individuell geändert werden.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie falls erforderlich auch alle unterschiedlichen Courtagesätze pflegen, damit bei der Anlage eines Vertrages auch die Abfrage erfolgen kann und nicht etwa nur ein Satz automatisch in die Spartenmaske übernommen wird. Wichtig ist dies z. B. in der Lebensversicherungssparte, wo Folgeprovisionen im Normalgeschäft aber von einzelnen Versicherern keine Folgeprovisionen im Gruppen- oder Kollektivgeschäft gezahlt werden.

Beachten Sie bitte auch beim Anlegen der Unterjährigkeitszuschläge zum einzelnen Versicherer, dass diese zum Teil schon in den Prämien aus den Angebotssystemen der Versicherer berücksichtigt werden. Dies betrifft insbesondere die Sparten Leben und Kranken. Allerdings gibt es auch für die anderen Sparten diese Option, so dass Sie von Fall zu Fall bei einzelnen Verträgen beobachten sollten, ob die Eingabe mit dem gewünschten Vorgaben übereinstimmt.

Formularwesen

Eine der Stärken des Assfinet MVP ist es, dass Sie zu Kunden, Verträgen, Schäden usw. direkt Briefe fertigen können. Diese Option ist vor allem deshalb attraktiv, weil sie sowohl beim Aufruf des Standardformulars (Briefe zum Kunden, Vertrag, Schaden) als auch beim Einfügen von Textbausteinen über die in diesen Dokumenten vorher einzugebende Variablen, Daten aus den Kunden-, Vertrags-, Schadendaten usw., mit in das Formular übernehmen können.

So sollten Sie zunächst also die Standardformulare, die Sie als Makler zum Kunden, Vertrag, Schaden usw. schreiben, mit Ihren individuellen Adressdaten vorbelegen.

Bitte beachten Sie, wenn Sie Grafiken in Ihre Textverarbeitung mit übernehmen möchten, dass diese mitunter recht groß sind. Hier empfiehlt sich der Einsatz von Software, die es erlaubt, für den Zweck des Ausdrucks ein Logo mit einzublenden, den eigentlichen Text aber „netto“ (also ohne Logo) im ASSFINET MVP bzw. Microsoft Word abzuspeichern. Ein Angebot für eine derartige Software (Fineprint) finden Sie über unsere Website im Bereich Support / Links.

Auch im Bereich der Standardformulare brauchen Sie natürlich nur die Formulare anzupassen, die Sie tatsächlich brauchen. Im Bereich der Textbausteine wird es hilfreich sein, einen Anfangsbestand gleich zu Beginn zu erstellen. Das können z.B. allgemeine Formulierungen bezüglich des Maklermandats sein.

Soweit Sie bereits derartige Texte in Gebrauch haben, können diese einfach in das Assfinet MVP übernommen werden. Hierzu legen Sie zunächst einen Textbaustein im Assfinet MVP mit dem entsprechenden Titel an. Den bereits bestehenden Text können Sie durch Positionierung des Cursors auf dem jeweiligen Bausteintitel durch Betätigen des Buttons „durch Import ersetzen“ mit dem gewünschten Text füllen. Bitte beachten Sie in dem Zusammenhang, dass die zu importierende Datei im RTF-Format vorliegen muss. Dateien im DOC-Format oder anderen Formaten können mit Microsoft Word einfach durch erneutes Speichern im RTF-Format umgewandelt werden.

Zum Thema Textbausteine noch ein weiterer Hinweis. Die Erfahrung zeigt, dass im Laufe der Zeit eine Vielzahl von Textbausteinen entstehen. Um auch dabei die Übersicht zu behalten, sollten Sie die einzelnen Textbausteine unter bestimmten Katalogtiteln zusammenfassen. Dies können z. B. die Spartenbezeichnungen oder auch Kategorien wie Schaden, Angebote oder ähnliche Begrifflichkeiten sein.

An dieser Stelle noch ein wichtiger Hinweis. Im Assfinet MVP unterscheiden wir zwischen einfachen „Variablen“ und sogenannten „Standardtextvariablen“. Soweit möglich, sollten Sie diese Standardtextvariablen einsetzen, da mit diesen zum Teil bestimmte Funktionalitäten - wie z.B. Optimierung des Adressfeldes - verbunden sind.

Anlegen von Kunden und Kundenverbindung

Wenn Sie jetzt daran gehen, Ihre Kunden und Interessenten im Assfinet MVP einzupflegen, wird zunächst zwischen Privat- und Firmenkunden unterschieden. Während private Kunden mit Nachname und Vorname erfasst werden, wird zu den Firmen zunächst ein sogenannter „Firmenname“ eingegeben. Dieser sollte dem Sprachgebrauch in Ihrem Büro bzgl. eines Firmenkunden entsprechen. Mit diesem Begriff suchen und finden Sie dann auch den jeweiligen Kunden, er erscheint aber nicht auf Briefen im Adressfeld. In der Maske selbst wird der Kunde in bis zu drei Adresszeilen mit richtiger Firmierung und Adressierung eingegeben.

Weiterhin bietet sich bei der Eingabe eines Kunden auch die Möglichkeit, diesem Kunden eine sogenannte „Verbindung“ zuzuordnen. Dieser Verbindungsbegriff bezeichnet eine Gruppe von Kunden (Firmenkunde + zugehörige Geschäftsführer oder Inhaber und deren Angehörige) oder auch Lebensgemeinschaften mit Partnern verschiedenen Namens oder andere Gemeinschaften können so zusammengefasst werden. An vielen Stellen im Assfinet MVP haben Sie damit die Möglichkeit, Auswertungen nicht nur über den einzelnen Kunden, sondern auch über die Verbindung, der ein Kunde angehört, vorzunehmen.

Allerdings sollten Sie auch nicht zwanghaft versuchen, jedem Kunden eine eigene Verbindung zuzuweisen. Bei einzelnen Kunden könnten beispielsweise über den Verbindungsbegriff „KEINE“ ausgewiesen werden, dass dieser Kunde eben über keine besondere Verbindung verfügt.