AMS bietet ab der Version 5.0 eine erweiterte Rechteverwaltung für im System abgelegte Dokumente an. 

Es können im ASSFINET MVP für die einzelnen Benutzer bzw. über die Benutzerprofile Dokumentenrechte vergeben werden. Diese Dokumentenrechte können Sie dann dem DMS-Posteingang eines Benutzers zuordnen oder einem Dokument im Postbestand zuweisen. Die Benutzer können dann, abhängig von den vergebenen Rechten, diese Dokumente sehen bzw. öffnen und bearbeiten.

Die vergebenen Rechte wirken sich sowohl im ASSFINET MVP Win als auch im ASSFINET MVP Datenportal aus. Somit haben Sie die Möglichkeit die Zugriffe gezielt zu erlauben oder zu verbieten. 

Durch die Vergabe des Rechtes „Dokumente aller Benutzer anzeigen“ und der Zuordnung von Dokumentenzugriffsrechten können Sie eine DMS-Sammelablage schaffen und nur ausgewählten Benutzern Zugriff hierauf gewähren.

Vergabe von Dokumentenrechte

Die Zugriffsberechtigungen hinterlegen Sie für einen Benutzer auf der Seite Benutzer - Abschnitt Zugriffsrechte. Herbei können Sie auch die Dokumentenzugriffsrechte auch über Benutzerprofile (Menüpunkt - Hauptmenü Organisation) vergeben.

An sämtlichen Stellen, an denen Dokumentenzugriffsrechte vergeben werden können besteht auch die Möglichkeit diese zu ändern. Die Verfügbarkeit dieses Dialoges hängt am Recht zur Bearbeiten der Vorschlagslisten ab.

Sie können die Zugriffsrechte umbenennen (ersetzen), weitere Rechte hinzufügen oder bestehende Rechte löschen. Rechte können jedoch nur dann gelöscht werden, wenn diese keinem Benutzer/Benutzerprofil oder Dokument zugeordnet sind.

Zugriffsschutz für DMS

Für den DMS-Posteingang der einzelnen Benutzer können Sie auf der Seite Benutzer - Abschnitt Einstellungen Rechte vergeben.

Zugriffschutz für Dokumente im Postbestand

Standardmäßig erhält jedes neu angelegte Dokument das Recht "AMS-Anwender" bzw. "Web-Anwender" wenn es über das ASSFINET MVP-Datenportal in das System geladen wurde. Über die Funktion Brief-Info bearbeiten haben Sie im Postbestand die Möglichkeit einem Dokument Rechte zu vergeben.

Migration aus früheren ASSFINET MVP-Versionen

Bei der Migration aus früheren ASSFINET MVP-Versionen werden automatisch Dokumentenrechte vergeben die dafür sorgen, dass die Benutzer zunächst weiterhin die gleichen Rechte wie vor dem Update haben.

Alle ASSFINET MVP Benutzer bekommen automatisch das Recht ASSFINET MVP-Anwender und alle Web-Benutzer bekommen das Recht Web-Anwender zugewiesen. Zusätzlich bekommen alle ASSFINET MVP-Anwender das Recht geschützte Dokumente in der Liste anzuzeigen. Die Zugriffe auf die DMS-Postbestände bekommen zunächst das Recht ASSFINET MVP-Anwender. Sollten Sie ein ASSFINET MVP-Websystem im Einsatz gehabt haben und Dokumente für die Anzeige freigegeben haben werden diese mit dem Recht „Web-Anwender“ ausgestattet. 

Alle geschützten Dokumente bekommen das gleichnamige Recht, das Recht ASSFINET MVP-Anwender wird in diesem Fall nicht vergeben.