Benutzer - Abschnitt Synchronisation

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Das MVP bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kontakte und Termine mit verschiedenen Systemen abzugleichen. Zur Verfügung stehen in der aktuellen Version Microsoft Outlook sowie Tobit.

Die Einstellungen für die Synchronisation mit den zur Verfügung stehenden Systemen wird über die Einstellungen des jeweiligen Benutzers vorgenommen. (Organisation->Benutzer->Auswahl)

Sie können hier festlegen ob die Termine dieses Benutzers synchronisiert werden sollen und mit welchem System diese abgeglichen werden.

Die Einstellung „Keine Ereignisse synchronisieren, die älter als X Tage“ bezieht sich hierbei auf die letzte vorgenommene Änderung an dem jeweiligen Termin. In der gezeigten Konfiguration würden alle Termine, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden, mit Google synchronisiert werden.

Werden die Termine mit der ASSFINET MVP Cloud synchronisiert, können Sie angeben wie im Konfliktfall verfahren wird:

•"lokale Version beibehalten" - Wurde ein Termin in ASSFINET MVP geändert, wird die Änderung immer in die Cloud übertragen. Dabei werden Änderungen in der Cloud ggf. überschrieben.

•"entfernte Version übernehmen" - Wurde ein Termin in der Cloud geändert, wird die Änderung immer in ASSFINET MVP übernommen. Dabei werden Änderungen in ASSFINET MVP ggf. überschrieben.

Die Konfigurationsdialoge für die einzelnen Systeme, die unter dem Menüpunkt „Konfiguration“ erreichbar sind, werden im Folgenden beschrieben.

Für Kontakte gibt es im ASSFINET MVP diverse Filtermöglichkeiten. Zum einen können Sie bestimmen ob für diesen Benutzer die Kontaktdaten der Kunden/Gesellschaften/Vermittler übertragen werden sollen. Insofern Sie mit Microsoft Outlook synchronisieren haben Sie hier zusätzlich die Möglichkeit auszuwählen, in welchem Ordner die Kontakte abgelegt werden sollen.

Für Kunden gibt es zusätzlich die Wahlmöglichkeit, ob zusätzlich der Geburtstag des Kunden übergeben werden soll und ob nur die Kundenadressen eines bestimmten Vermittlers übertragen werden sollen. Unabhängig von der Auswahl dieser Option werden immer nur die Kunden übertragen die für diesen Benutzer sichtbar sind (Vermittlerfreischaltung – Programmoption).

Über die Schaltfläche "Konfigurieren" öffnen Sie den Konfigurationsdialog für die ASSFINET MVP Cloud-Zugangsdaten.

Für jeden Benutzer, der seine Kontakte mit der Cloud abgleichen möchte, müssen die Zugangsdaten für sein Cloud-Konto hinterlegt werden.

Sobald die Zugangsdaten eingegeben wurden, werden diese in der Cloud geprüft und anschließend in der ASSFINET MVP-Datenbank gespeichert. Ihr Passwort wird hierbei selbstverständlich in der Datenbank verschlüsselt. Beim erneuten Aufruf der Konfiguration wird Ihr Passwort aus Sicherheitsgründen nicht angezeigt.

Der Benutzername, welchen Sie hier angeben, wird auch bei der Termin Synchronisation mit der Cloud verwendet.

Mit der Schaltfläche "Zurücksetzen" können Sie den Synchronisationsstatus Ihrer Kontakte zurücksetzen. Dies führt dazu, dass alle Kontakte, auch diejenigen die bereits synchronisiert wurden, erneut ausgespielt werden. Daher sollten Sie das Adressbuch in der Cloud leeren, bevor Sie diese Aktion durchführen, da sonst Duplikate ihrer Kontakte entstehen können.

Mit der Liste "Adressen mit folgenden Tags Synchronisieren" definieren Sie einen Filter nach dem die, zu synchronisierenden Adressen, selektiert werden. Alle Adressen, welchen mindestens eines der aufgeführten Schlagworte zugeordnet wurde, werden bei der Synchronisation berücksichtigt.

Bei der Terminsynchronisation mit Outlook/Tobit können Sie wählen, welche Termine an das jeweilige System übergeben werden sollen. Die Benutzerauswahl wird vom System eingeschränkt wenn Sie nicht über das Recht verfügen Termine, anderer Benutzer oder Benutzer der gleichen Abteilung einzusehen.

Nur Outlook: Für Outlook besteht auch für die Termine die Möglichkeit, den Ordner in welchem die Termine abgelegt werden zu wählen.

Für jeden Benutzer, der seine Termine mit der Cloud abgleichen möchte, müssen die Zugangsdaten für sein Cloud-Konto hinterlegt werden.

Der Benutzername, welchen Sie hier angeben, wird auch bei der Kontakt Synchronisation mit der Cloud verwendet.

Bei der Synchronisation mit der Cloud ist zu beachten, dass Serientermine nur im MVP bearbeitet werden können. Ein Abgleich von Serienterminen findet nur vom MVP->Cloud statt.

Je nach Einstellung werden alle Kunden/Interessenten oder nur ein Teil von ASSFINET MVP nach Outlook/David übertragen. Ein übertragener Kunde würde wie folgt in Outlook erscheinen:

Wenn Sie in Outlook/David einen Kontakt neu anlegen und diesen an ASSFINET MVP zurückübertragen wollen, müssen Sie im Eingabefeld "Kategorie" des Kontaktes den Begriff "Kunde" oder "Interessent" eintragen. Nur dann wird dieser Kontakt als neuer Kunde in das ASSFINET MVP übertragen.

Hinweis für Tobit-Anwender: Um die Synchronisation mit Tobit David zu nutzen, muss dort vorher die Kategorie "Kunde" angelegt werden. Starten Sie dazu den DvISE-Administrator, wählen Sie "Kategorien" und benennen Sie eine der vorhandenen Kategorien in "Kunde" um. Da David nur 16 Kategorien unterstützt, ist die Neuanlage einer Kategorie leider nicht möglich. Fehlt die Kategorie "Kunde" beim Aufruf der ASSFINET MVP-Synchronisation, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung - die Synchronisation wird nicht ausgeführt.

Wenn Sie in Outlook einen Termin anlegen und diesen an ASSFINET MVP übertragen wollen, müssen Sie diesen Termin über das Eingabefeld "Kontakte" mit einem Kontakt aus Outlook verbinden. Bei Tobit David ist die Rückübertragung von Terminen NICHT möglich.

Wenn ein Kontakt oder Termin in Outlook/David gelöscht wird, so kann diese Löschung nicht an ASSFINET MVP übermittelt werden. Bei Kunden wäre dies sogar gefährlich, denn ein Kunde könnte im ASSFINET MVP ja noch Verträge haben und diese Information besitzt Outlook/David nicht. Daher müssen Löschungen immer im ASSFINET MVP vorgenommen werden.

Beim Datenaustausch werden die Daten im jeweiligen Zielsystem (also ASSFINET MVP oder Outlook) grundsätzlich überschrieben. Es wird also z.B. ein Geburtsdatum im ASSFINET MVP gelöscht, wenn ein Kontakt aus Outlook/David übertragen wird, dessen Geburtsdatum fehlt bzw. dort gelöscht worden ist.

Um das übertragene Datenvolumen möglichst klein zu halten, wird ein Datum zur Auswahl vorgegeben, mit dem nur Datensätze übertragen werden, die seit diesem Termin bearbeitet wurden (Feld "Bearbeitet seit"). Dies gilt für Datensätze im ASSFINET MVP und in Outlook/David. Wenn Sie also alle Kunden übertragen wollen setzen Sie dieses einfach weit genug in die Vergangenheit zurück.

Bei privaten Kunden/Interessenten werden Vorname, Nachname, Strasse, Land, PLZ, Ort, Beruf, Telefon privat, Telefon geschäftlich, Telefax, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse, Internet-Seite, Geschlecht und Geburtsdatum übertragen. Bei gewerblichen Kunden/Interessenten werden Name, Strasse, Land, PLZ, Ort, Beruf, Telefon privat, Telefon gesch., Telefax, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse, Internet-Seite übertragen.

Bei den Terminen zu Kunden/Interessenten werden das Datum, Termingrund, Terminanmerkung, Von-Zeit und Bis-Zeit übermittelt.

Über den Menüpunkt „Datei->Synchronisieren“ haben Sie die Möglichkeit, die Synchronisierung mit den für den aktuellen Benutzer eingestellten Systemen auszulösen.

Hierbei haben Sie die Möglichkeit auszuwählen, welche Aktionen ausgeführt werden sollen. Hinter Termine/Kontakte wird Ihnen hierbei angezeigt mit welchem System diese Elemente synchronisiert werden.

Wenn für einen oder mehrere Benutzer die Synchronisierung mit der Cloud aktiviert wurde, besteht die Möglichkeit die Termine und die Kontakte regelmäßig ohne einen Benutzereingriff abzugleichen. Hierfür steht unter „Organisation->Geplante Aufgaben“ die Aufgabe „Cloud Synchronisation“ zur Verfügung. Die geplanten Aufgaben können entweder bei Programmstart oder über den Scheduler ausgeführt werden. Die Ausführung über den Scheduler ermöglicht dann die regelmäßige Ausführung der Aufgabe. Das Intervall kann dabei vom Benutzer bestimmt werden.