Daten (Register - Vertragsdaten)

Besuchen Sie unsere neue Support Plattform. Dort finden Sie viele hilfreiche Artikel und haben Zugriff auf das Ticketsystem.

Sie erreichen die Support Plattform unter: https://helpdesk.assfinet.de

Beachten Sie bitte, das daher diese Plattform nicht weiter aktualisiert und schrittweise zurückgebaut wird.

Zunächst ist die Gesellschaft anzugeben, bei der der Vertrag abgeschlossen ist. Die Auswahl erfolgt dabei mit der rechten Maustaste oder Taste F2 aus dem Verzeichnis der angelegten Versicherungsgesellschaften. Sollten Sie einmal einen Vertrag anlegen wollen, für den die Gesellschaft

noch nicht in der Gesellschaftsliste enthalten ist, wählen Sie eine andere Gesellschaft aus und legen den Vertrag an. Anschließend kann dann in den

Gesellschaftsdaten die korrekte Gesellschaft angelegt werden und, wieder zurück beim Vertrag, die dort falsch angelegte Gesellschaft durch die richtige ersetzt werden.

Im nächsten Feld ist zwingend die Vertragsnummer des Vertrages anzugeben. Soweit sich – beispielsweise beim Neugeschäft – noch keine Vertragsnummer eingeben läßt, kann hier ein symbolischer Wert (z.B. "neu") eingetragen werden. Die Vertragsnummer muss nicht eindeutig sein; es kann also bei mehrere Verträgen die gleiche Vertragsnummer eingegeben werden. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn in einer Police mehrere Sparten enthalten sind (z.B. Familienvielschutz enthält Haftpflicht, Hausrat, Wohngebäude und andere) So ist es dann möglich die Sparteninformationen in den einzelnen Spartenmasken zu erfaßen und über die gemeinsame Vertragsnummer oder auch ein frei zu vergebendes Sammelkennzeichen (siehe unten) wieder zusammenzuführen. Dies wird insbesondere dann sinnvoll sein, wenn die aus mehreren Sparten zusammengesetzte Police in einem Betrag kassiert werden soll.

Für den Vertrag kann ein Beratungsgebiet definiert werden. Siehe dazu bitte separaten Artikel.

Bei allen Verträgen muss zwingend das Beginn- und Ablaufdatum eingegeben werden. Bei Fremdverträgen, die umgedeckt werden sollen, ist das nächste logische Ablaufdatum einzupflegen. Wenn ein Altvertrag eingegeben werden soll, bei dem das Ablaufdatum in der Vergangenheit liegt, muss der Vertragsstatus INFO gewählt werden (s.u.), der anzeigt, dass der Vertrag nicht mehr existiert und bloß aus Informationsgründen noch mitgeführt wird.

Soweit erforderlich, kann im Feld interne Nummer eine frei zu vergebende eigene Vertragsnummer gepflegt werden. Hierbei kann auch seitens ASSFINET MVP ein Automatismus voreingestellt werden, demnach einer bestimmten Systematik folgend selbständig eigene Vertragsnummern vergeben werden. Allerdings sollten nur dann interne Nummern vergeben werden, wenn dies unabdingbar ist; im allgemeinen wird es ausreichen, mit den Daten zu operieren, die seitens des Versicheres bereits vorgegeben sind. Über die Funktion Direktzugriff bzw. über die Vertragsselektion kann auf dieses Feld Bezug genommen werden.

Die Möglichkeit, ein Sammelkennzeichen zu vergeben, wirkt sich insbesondere im Inkasso aus. Hierüber lassen sich unterschiedliche Verträge rechnungsmäßig als Sammelrechnung in einer Position zusammenfassen. Risiken oder Spartenteile innerhalb von Sammelverträgen oder Flottenverträgen lassen sich über eine gleiches Sammelkennzeichen miteinander verbinden. Über Direktzugriff bzw. über die Vertragsselektion kann nach Sammelkennzeichen gesucht werden.

Im Feld Zahlweise kann die Zahlweise des Vertrages eingestellt werden. Bei den Zahlweisen jährlich, halbjährlich, vierteljährlich, monatlich verlängert sich der Vertrag (außer Leben und Rente) beim Überschreiten der Hauptfälligkeit um ein weiteres Jahr. Nur die Verträge mit einem Einmalbeitrag enden zum eingegebenen Ablaufdatum. Mit der Funktion Bestandsverwaltung/Gesamtbestand/Einmalzahlungen kann überwacht werden, ob ggfs. eine Police über den vorgesehenen Ablauf inaktiv verlängert werden muß – z.B. Bauleistung bei Überschreiten der vorgesehenen Bauzeit.

Die Prämie wird in Verträgen bestimmter Sparten automatisch von ASSFINET MVP berechnet, wenn in den Spartendaten berechnungsrelevante Daten wie Versicherungssumme und Promillesätze eingetragen wurden. Ansonsten wird in diesem Feld manuell die Nettoprämie des Vertrages gemäß Zahlweise ohne Steuer und Unterjährigkeitszuschläge eingetragen.

Das Feld Gebühren dient der Eingabe von Gebühren, die vom Versicherer erhoben werden (Netto!). Soweit diese Gebühren vom Versicherer Brutto angegeben werden (z.B. in der Kraftfahrtversicherung mit Gebühr inkl. Steuer = EUR 2,--) sind diese also um die Versicherungssteuern zu reduzieren, um richtige Ergebnisse zu erhalten.

Im nächsten Feld wird die zu der jeweiligen Sparte gehörende Versicherungssteuer entsprechend der Vorbelegung angegeben. Dieser Satz wird aus der Einstellungen bei der Sparte (Organisation -> Sparten verwalten) vorbelegt. Bei Bündelverträgen, in denen verschiedene Risiken mit unterschiedlichen Steuersätzen versichert werden, kann ein Mischsteuersatz manuell ausgerechnet und eingetragen werden. Alternativ können die einzelnen Vertragskomponenten über die Funktion Bearbeiten/Kalkulation eingetragen werden. ASSFINET MVP trägt den aus den Kalkulationen errechneten Mischsteuersatz automatisch im Vertrag ein. Wenn eine Kalkulation beim Vertrag hinterlegt ist, hat diese immer Vorrang vor manuell eingegebenen Werten.
Eine Änderung des Steuersatzes für alle Verträge einer Sparte ist im Hauptmenü über die Funktion Organisation -> Wechsel Steuer % in Verträgen möglich.

Das Thema Unterjährigkeitszuschlag wird von zahlreichen Gesellschaften recht unterschiedlich gehandhabt. So sind neben unterschiedlichen Unterjährigkeitszuschlägen, die bei der jeweiligen Gesellschaft eingestellt werden können, auch solche Verträge denkbar, bei denen trotz unterjähriger Zahlung kein Zuschlag erhoben wird. Hier ergibt sich also damit die Möglichkeit, den Unterjährigkeitszuschlag entsprechend der tatsächlichen Verfahrensweise einzustellen. Über die Courtagebezugsgröße kann definiert werden, ob der Unterjährigkeitszuschlag vom Produktgeber provisioniert wird.

Courtage %: Geben Sie hier an, wieviel Prozent Folgeprovision (bzw. Bestandspflegeprovision für Personenversicherungen) für diesen Vertrag gezahlt werden. Bei Neuanlage eines Vertrages wird hier der Prozentsatz vorbelegt, der bei der Gesellschaft für die jeweilige Sparte eingetragen ist. Wird hier der Wert "-1" eingegeben, wird beim Speichern des Vertrags der Courtage-Prozentsatz neu aus der Vorbelegung der Gesellschaft gezogen.
Der eingegebene Prozentsatz bezieht sich standardmäßig auf die Nettoprämie inklusive Unterjährigkeitszuschlag. Wird die Provision nicht auf diese Nettozahlprämie gezahlt, sondern z.B. in Krankenversicherungen auf die Prämie ohne Altersrückstellung oder bei Lebensversicherungen auf Bruttobeträge, dann wählen Sie im Abschnitt "Provision" eine andere Courtagebezugsgröße aus. Die eingegebene Courtage wirkt sich im Rechnungswesen von ASSFINET MVP auf Provisionskontrolle und Provisionserwartung aus.

Über entsprechende Ankreuzfelder kann definiert werden, ob Verträge im Maklerinkasso geführt werden und falls ja, ob fällige Prämien per Lastschrifteinzug (Abbuchung) kassiert werden sollen. Einen Sonderfall des Maklerinkasso stellt die Einstellung "Inkasso durch Vermittler" dar - hierbei kassiert ein Untervermittler die Vertragsprämien (näheres dazu finden Sie unter Vermittlerinkasso).

Im Feld AP-Betrag kann eine einmalig vom Versicherer bei Abschluß zu zahlende Abschlußprovision eingetragen werden. Diese kann bei entsprechender Vorbelegung im Bereich AP–Formeln bei den Gesellschaftsdaten errechnet werden oder auch händisch bei der Anlage eines Vertrags eingepflegt werden. Nach Dokumentierung des Vertrages findet sich dieser Betrag dann in der Provisionskontrolle unter "Abschlußprovisionen" zur Überwachung des Zahlungseingangs wieder.

Die Bewertungssumme ist ein Informationsfeld, das für abschlussprovisionspflichtige Verträge relevant ist. Es ist möglich, über AP–Formeln auf die Bewertungssumme zuzugreifen und diese als Bewertungsgrundlage zu verwenden.

Soweit bei den Gesellschaftsdaten je Sparte und Tarif eine Bonusprovision hinterlegt ist, wird diese nach erfolgter Buchung in den Feldern Bonusbetrag mit dem Eingangsdatum eingetragen.

Mit den Feldern für Kostenstelle und Erlös können beim einzelnen Vertrag entsprechende Vorgaben für die freie Verarbeitung in der Finanzbuchhaltung getroffen werden. Soweit die zum ASSFINET MVP angebotene Fibu-Schnittstelle genutzt wird, werden diese Werte mit in die Fibu übertragen.

Insbesondere von Bedeutung ist das Statusfeld in jedem Vertrag. Die einzelnen Stati bedeuten dabei:

•Eigen: Selbstvermitteltes Geschäft mit allen Rechten und Pflichten: solange nur ein Antragsdatum gepflegt ist, wird der Vertrag als Antrag verwaltet. Ein EIGEN-Vertrag wird dann in der Provisionskontrolle mit seinen FP-/AP-Fälligkeiten bzw. im Maklerinkasso aufgeführt, wenn entweder Antragsdatum und Dokumentendatum eingegeben sind, oder keine der beiden Angaben eingetragen ist.

•Fremd: Dies ist Geschäft, das der Kunde / Interessent bereits anderweitig abgeschlossen hat. Diese Verträge können in der Bestandsverwaltung zum nächsten Ablauf entsprechend der voreingestellten zeitlichen Karenz bezüglich ihres Ablaufes zwecks Kündigung überwacht werden. In der Bestandsverwaltung taucht ein Vertrag bei der Abfrage nach Fremdbestand dann in der Liste auf, wenn der Vertragsablauf des Vertrages im abgefragten Zeitraum liegt. Soweit ein Kündigungsdatum eingepflegt ist, wird er unter “Bestand” - “Bestand” - “Fremd” gekündigt gelistet, soweit ein Bestätigungsdatum eingepflegt ist, wird er unter “Bestand” - “Fremd” - “Bestätigung” gelistet.

•Fremdteil: Diese Verträge haben den Doppelstatus der Gestalt, dass sie einerseits wie Fremdverträge in die Ablaufkontrolle kommen und auf der anderen Seite wie Eigenverträge mit einer (Teil-)Provision überwacht werden. (Insbesondere hilfreich, wenn Bestandgeschäft per Maklermandat übernommen wird und der Versicherer nur eine Teilprovision zahlt.)

•Angebot: Angebote sind mit Angebotsdatum und Wiedervorlagetermin einzugeben. Die Überwachung der Angebote erfolgt in Bestand / Eigen / Angebote.

•Storno: Dieser Status dient zur Überwachung von Stornobearbeitung. Die Eingabe des Stornodatums erlaubt die Überwachung dieser Verträge unter Bestandsverwaltung / Eigen / Storno. Es ist sinnvoll, gekündigte Verträge bis zum Vertragsablauf und der Buchung der letzten Provisionen im Status Storno zu belassen, da Verträge mit Status Info (s.u.) nicht in der Provisionskontrolle erfasst werden.

•Info: Der Info-Status kennzeichnet solche Verträge, die nicht mehr existieren. Aus Gründen der Übersicht werden diese Info-Verträge in der Regel in Vertragslisten nicht mit angezeigt; es kann allerdings eingestellt werden, welche Stati angezeigt werden.

•Ruhend: Dies sind solche Verträge, die entweder beitragsfrei existieren (Leben, Renten etc.) oder bei denen aktuell kein Fahrzeug versichert ist.

•Anfrage: Der Anfrage - Status gekennzeichnet Verträge, bei denen die Gesellschaft zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert wurde.

•Gesperrt: Der Status Gesperrt kennzeichet Verträge, die aufgrund eines Störfalles keine Leistung erhalten sollen. Verträge im Status Gesperrt werden ebenfalls nicht in der Provisionskontrolle bzw. der Inkassofälligkeiten-Liste zum Buchen vorgeschlagen.

Für jeden Status kann ein Statusgrund vergeben werden (die Auswahlen können pro Status vorgegeben werden). Mit dem Statusgrund ist eine nähere Erläuterung oder Differenzierung des Status möglich.

Die Felder Deckung von und Deckung bis dienen dazu, die Gültigkeit einer vorläufigen Deckungszusage zu erfassen. Mit der Funktion Gesamtbestand -> Vorläufige Deckung in der Bestandsverwaltung kann dann regelmäßig überwacht werden, bei welchen Verträgen die vorläufige Deckung ausläuft.

Über die Wiedervorlage können Verträge, die noch einer Weiterbearbeitung bedürfen, markiert werden. Es werden jedoch nicht automatisch Termine vergeben und Verträge mit Wiedervorlagedatum erscheinen auch nicht in der Tagesmappe. Alternativ ist es möglich, über Funktionen -> Bearbeiten -> Termine echte Wiedervorlagetermine zu vergeben, die in Terminliste und Tagesmappe erscheinen.

Kostenstelle und Erlöskonto sind für die Übergabe von Buchungen zum Vertrag in die Finanzbuchhaltung relevant, wenn die entsprechende Schnittstelle in ASSFINET MVP genutzt wird.

Im ASSFINET MVP besteht die Möglichkeit die Vertragsprämie als Bruttoprämie zu erfassen („Steuer aus Brutto“). Diese Option, welche pro Vertrag gesetzt werden muss, ermöglicht die Eingabe der Netto- und Bruttoprämie. Die Versicherungssteuer wird dann aus der Differenz dieser beiden Werte berechnet.

Dieses ermöglicht eine leichtere Erfassung von Verträgen mit Mischsteuersätzen, da diese jetzt nicht mehr durch den Benutzer berechnet und eingegeben werden müssen.

Bitte beachten Sie, dass durch die Aktivierung der Option „Steuer aus Brutto“ die Spartenberechnung deaktiviert wird und somit auch die Indexanpassung für den Vertrag entfällt. Dabei werden die Indexwerte im Spartenteil zwar durchaus berechnet, aber nur dort und rein informativ.