Postbestand

Besuchen Sie unsere neue Support Plattform. Dort finden Sie viele hilfreiche Artikel und haben Zugriff auf das Ticketsystem.

Sie erreichen die Support Plattform unter: https://helpdesk.assfinet.de

Beachten Sie bitte, das daher diese Plattform nicht weiter aktualisiert und schrittweise zurückgebaut wird.

Hier wird der zum Objekt (Kunde, Vertrag, ...) archivierte Postbestand chronologisch aufgelistet. Archivierte Dokumente können angezeigt und bearbeitet werden. Die Spalten im Postbestand können Sie Spalten hinzufügen und in der Reihenfolge verändern.

Selektion

In der Postbestandsliste kann über das Feld Bearbeitet von eine Selektion auf die von einem bestimmten Bearbeiter bearbeitete Post vorgenommen werden. Weiterhin ist die Selektion auf einen im Titel des Betreffs vorkommenden Inhalt und auf einen definierten Zeitraum der Erstellung, Schlagworte oder Inhalt des Feldes "Von/An" möglich.

Über den Menüpunkt Archivierungsdaten bearbeiten können Sie verschiedene zum Dokument gehörende Parameter nach Ablage verändern, wie z.B. Titel, Zugriffsrechte.

Mit der Funktion Datei importieren kann ein Dokument beliebigen Formats zum Kunden abgelegt werden (bei vorhandener DMS-Lizenz kann dies auch durch "Drag-and-drop", Hereinziehen einer Datei vom Windows-Desktop oder aus einer Windows-Ordneransicht, geschehen).

Ist eine Lizenz für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) vorhanden, kann neben dem Import einer Datei auch ein Dokument aus dem Dokumenteingang in den Postbestand hereingezogen werden ("Aus DMS-Eingangsordner importieren"). Ebenso kann ein bereits zugeordnetes Dokument wieder in den Dokumenteingang zurückgeschoben werden.

In der Liste der Funktionen findet sich darüber hinaus noch eine Funktionalität zum Export einer zum Kunden im Postbestand abgelegten Datei oder auch einen selbst erstellten Brief im RTF- Format hinaus.

Eine weitere interessante Möglichkeit ist es, die erzeugten Dokumente im Assfinet MVP zu Finalisieren. Dies bedeutet, dass die Dokumente (z.B. vor dem Versand via Mail) in das PDF Format gewandelt werden und ein von Ihnen definierter Hintergrund (z.B. Ihr Firmenbriefpapier) eingefügt wird.

Im Postbestand unten links befindet sich eine kleine Menüleiste mit den folgenden Funktionen (von links nach rechts):

Hiermit legen Sie einen neuen Ordner an, unterschieden wird zwischen einem Standardordner und einem Einzelordner. Der Standardordner erscheint bei jedem Kunden, sofern dieser im Postbestand eines Kunden angelegt wurde. Der Einzelordner wird nur für den einen Kunden erstellt und bleibt auch nur so lange erhalten wie auch ein Dokument im Ordner abgelegt ist.

Mit dieser Funktion wird der Ordner mit dem gesamten Inhalt (Einzelordner) gelöscht. Sofern Sie einen Standardordner löschen und bei einem anderen Kunden in diesem Ordner noch Dokumente abgelegt sind, wird aus dem Standardordner ein Einzelordner.

Über diese Funktionen können Sie den Typ (Einzel oder Standard) des markierten Ordners ändern.

Über diese Funktion können ganze Ordner oder auch mehrere Dokumente verschoben werden. Hierbei ist zu beachten, dass beim Verschieben eines Ordners die darunter liegende Ordnerstruktur mit verschoben wird, wenn die erste Option ausgewählt wird.

Wenn die Bezeichnung eines Ordners (mit Ausnahme des Standardordners) verändert werden soll, kann dies mit dieser Funktion durchgeführt werden.

•ALLE RECHTE > Fenster > Postbestandsliste > geschützte Dokumente in Liste anzeigen