Schnelleinstieg - Empfohlene Arbeitsschritte

Besuchen Sie unsere neue Support Plattform. Dort finden Sie viele hilfreiche Artikel und haben Zugriff auf das Ticketsystem.

Sie erreichen die Support Plattform unter: https://helpdesk.assfinet.de

Beachten Sie bitte, das daher diese Plattform nicht weiter aktualisiert und schrittweise zurückgebaut wird.

Für den Schnelleinstieg in den GDV-Import finden Sie im Anschluss in diesem Kapitel Empfehlungen für die schrittweise Verarbeitung einer GDV-Datei. Es wird dabei davon ausgegangen, dass die GDV-Datendatei bereits im Windows Dateisystem abgelegt ist und zum Import bereitsteht.

Bitte beachten Sie, dass hier nur eine Empfehlung der Verarbeitung dargestellt ist.

Je nach der Herkunft der GDV-Daten (welcher Versicherer), Qualität der eigenen Daten (wie gut und konsequent sind die Daten bisher erfasst worden) und Ihren individuellen Anforderungen (welche Daten sollen über den Import aktualisiert werden), sollten die Schritte individuell anders erfolgen.

Für die ersten Schritte sollte Ihnen Abschnitt II aber eine gute Hilfestellung sein.

Als Industriemakler wählen Sie als Option für die Bündelverträge "als einen einzigen Vertrag importieren (DIV) aus; ansonsten die Option "in einzelne Verträge aufspalten".

Unmittelbar nach dem Einlesen der Datei wird die Zuordnung gestartet, um den Kunden und Verträgen aus der GDV-Datei die passenden Kunden und Verträgen im vorhandenen Bestand zuzuordnen.

Sollten Ihnen anschließend in der Spalte "Status/Aktion" die Information "Nicht gefunden" angezeigt werden, konnte der Versicherer über die beiden Daten "Vermittlerkonto" und "VU-Nummer" nicht identifiziert werden. Vermittlerkonto und VU-Nummer werden Ihnen unterhalb der GDV-Datenliste temporär und kopierbar angezeigt.

•Hinterlegen Sie diese beiden Daten bei der Gesellschaft im Register "Inkasso",

Nach der Zuordnung sollte im GDV-Arbeitsbereich ggf. "Ballast" in Form von alten, nicht verarbeiteten Importen oder ignorierbaren Datensätzen (Alt-Stornoverträge oder alte Vertragsstände, siehe Kap. 11.3) entfernt werden.

Filtern Sie die Daten nach Status/Aktion "Ignorieren". Je nach Einstellungen in den jeweiligen Optionen werden Ihnen ggf. nun Verträge gelistet, die entweder

•Ein Gültigkeitsdatum (Änderungsstichtag) VOR einem eingestellten Stichtag haben oder

•zu einem Beteiligungsgeschäft gehören und NICHT von der führenden Gesellschaft geliefert wurden

Diese Daten können Sie nach einer stichprobenartigen Sichtung aus dem GDV-Arbeitsbereich löschen.

Lassen Sie sich dazu die Spalte "Stand" einblenden. Das Standdatum stellt das Datum dar, zu dem der jeweilige GDV-Datensatz eingelesen wurde. Ein Zusammenhang mit einem Gültigkeitsdatum des Vertrags oder der GDV-Datei besteht nicht.

Soweit Sie ältere Datensätze noch verarbeiten wollen, markieren Sie nur die älteren Stände und lassen Sie diese neu "Zuordnen". Möglicherweise haben sich seit dem Einlesen Veränderungen ergeben, die bei der Zuordnung jetzt bessere Ergebnisse bringen.

Sollten Sie feststellen, dass zu einzelnen Gesellschaften deutlich ältere Datensätze vorhanden sind und insbesondere Vertragsnummern mehrfach, aber teilweise mit älteren Standdaten enthalten sind, ist es sinnvoll, die älteren Stände zu entfernen und nur den aktuellsten Satz in den folgenden Schritten zu verarbeiten.

Verarbeiten Sie im nächsten Schritt zunächst die Datensätze, bei denen die Verträge anhand der o.a. Standard-Optionseinstellungen gefunden werden konnten.

Filtern und schreiben Sie zunächst die Datensätze, bei denen die Übereinstimmung 90% und höher liegen. Hier sind nur kleinere Abweichungen vorhanden, im Regelfall in den Kundendaten.

Setzen Sie – soweit das nicht bereits erfolgt ist – den Status/Aktion auf "GDV-Daten ablegen und Daten überschreiben" (Button "Status/Aktion ändern"). Andernfalls werden die gefundenen Verträge nicht geändert, sondern lediglich die GDV-Daten in den Postbestand des Vertrages abgelegt.

Filtern Sie anschließend die GDV-Daten, bei denen die Übereinstimmung größer als 51 % liegt und die über die Vertragsnummer gefunden wurden ("Gefunden über"). Auch hier werden zunächst die Abweichungen in den Kundendaten begründet sein. Lassen Sie sich deswegen die sichtbaren Spalten "GDV-Anschrift Kunde" und "Anschrift Kunde" anzeigen.

Prüfen Sie die Abweichungen in den Anschriften auf Aktualität. In der Regel sind Ihre Kundendaten aktueller. Falls eine Adresse in den GDV-Daten aktueller ist als Ihre Daten, ändern Sie die Daten beim Kunden manuell. Das MVP ändert KEINE Kundendaten, wenn es nicht explizit in den Gesellschaftsdaten definiert ist.

Mit dem letzten Bearbeitungsschritt haben Sie alle Verträge verarbeitet, die in Vertragsnummer, Gesellschaft und Sparte identisch im System hinterlegt waren. Damit ist eine eindeutige Identifikation möglich gewesen.

Verträge mit abweichenden Vertragsnummern oder Anträge ohne Vertragsnummer konnten in diesem Schritt nicht gefunden werden.

Im nächsten Schritt werden daher die verbliebenden GDV-Datensätze OHNE Prüfung auf die Vertragsnummer gesucht. Dazu müssen zunächst die Optionen angepasst werden.

Entfernen Sie in den GDV-Optionen die Markierung bei "Nur Verträge überschreiben, deren Versicherungsscheinnummer mit zu importierenden Daten übereinstimmt" und "Zusätzlich Vertragsnr. Ausdruck als Identifikationskriterium verwenden" (s. Abbildung) und bestätigen Sie die Änderung mit dem "OK"-Button.

Markieren Sie nun alle verbliebenen Datensätze größer 30 % und lassen Sie die Suche über den Button "Zuordnen" erneut laufen.

KFZ-Verträge, bei denen Kennzeichen, Gesellschaft und Kunde stimmen, werden nun über das KFZ-Kennzeichen gefunden. Vergleichen Sie ggf. die beiden Felder Identifizierung und Vertragsnummer.

Bei anderen Sparten als KFZ stehen eindeutige Kriterien wie das Kennzeichen nicht zur Verfügung. Hier wird Ihnen das MVP in der Spalte "Gefunden über“ das Merkmal "Vertrag hat gleiche Sparte" ausgeben. Da es beim Kunden durchaus mehrere Verträge einer Sparte geben kann, sollten hier die beiden Felder Identifizierung und Vertragsnummer auf jeden Fall geprüft werden, um nicht den falschen Vertrag zu überschreiben.

Nachdem Sie auch diese Verträge über den Button "Schreiben" ins System überführt haben, können Sie optional noch prüfen, ob der Vertrag möglicherweise fälschlich bei einer anderen Gesellschaft erfasst wurde. Beim Schreiben dieser Verträge wird automatisch die Gesellschaft korrigiert.

Da auch die Vertragsnummern beim Schreiben angepasst werden, werden Verträge, die in diesem Verarbeitungsschritt geändert wurden, beim nächsten GDV-Import bereits im ersten Schritt über die Vertragsnummer gefunden.

Die nun verbliebenen Verträge sind entweder tatsächliche Neuanlagen (weiter mit Kapitel 14.7) oder müssen manuell zugeordnet werden, weil über die automatische Zuordnung keine ausreichend verlässliche Identifizierung möglich ist.

GDV-Datensätze, die falsch oder nicht ausreichend zugeordnet werden konnten, können manuell dem "richtigen" Kunden zugeordnet werden. Doppelklicken Sie dazu den entsprechenden Datensatz im GDV-Arbeitsbereich.

Über die Lupenfunktion erhalten Sie zunächst einen Einblick in die möglichen Vorschläge, die das MVP aufgrund der automatischen Zuordnung anbietet. Sie können eine der gefundenen Möglichkeiten auswählen und mit OK bestätigen. Immer dabei ist der Vorschlag Kunde-Neuanlage/Vertragsneuanlage:

Über den Reiter "Anderen Datensatz auswählen" können Sie alternativ eine eigene Auswahl treffen, z.B. einen bestehenden Vertrag bei einem anderen Kunden überschreiben oder einen neuen Vertrag bei einem anderen Kunden anlegen lassen.

Wählen Sie Vertrag oder Kunde – je nach Option – über den Button "Auswählen" aus, wechseln Sie auf den Reiter "Gefundene Möglichkeiten" zurück und bestätigen Sie die per Hand ausgewählte Option mit OK.

Abschließend speichern Sie die ausgewählte Zuordnung und wechseln in den Arbeitsbereich zurück. Nun kann der manuell zugeordnete Vertrag geschrieben werden.

Wenn Sie die bisherigen Schritte durchgeführt haben, werden Sie jetzt nur noch Datensätze vorfinden, bei denen weder der Vertrag noch der Kunde gefunden wurde. In diesem Fall kann es sich um tatsächliche Neuanlagen handeln oder aber es wurden zu viele Kriterien NICHT erfüllt, so dass eine sichere Identifizierung nicht möglich war.

Markieren und schreiben Sie die Kunden und Verträge, von denen Sie wissen, dass es sich um tatsächliche Neuanlagen handelt.

Sollten Sie hier jeweils einzelne Sätze prüfen und schreiben wollen, sind zwischenzeitliche Zuordnungen der verbliebenen Datensätze dringend empfohlen: Bei einem Schreiben von Daten in mehreren Schritten kann es sonst dazu kommen, dass ein Kunde erneut neu angelegt wird, obwohl er vorher durch einen anderen Datensatz bereits angelegt wurde. Nur wenn Daten im Block verarbeitet werden, merkt sich das MVP eine Neuanlage eines Kunden.

Alternativ kann auch bewusst eine Anlage einer Kunden- oder Vertragsdublette praktikabel sein, um die Dubletten später über die Kundenliste (Funktion "Wechsel Kunde – Alle Daten") oder die Vertragsliste ("Wechsel Kunde" bzw. "Verschieben") aufzulösen.