Benutzer - Abschnitt E-Mail

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Im Assfinet MVP stehen Ihnen zwei Varianten der E-Mail-Unterstützung zur Auswahl. Zum einen ein integrierter E-Mail-Client, mit dem Sie direkt aus dem Asfinet MVP heraus E-Mails versenden, empfangen und verwalten und zum anderen eine integrierte E-Mail-Schnittstelle, mit der Sie einen Dokumentenimport in das Assfinet MVP

Die beiden Varianten sind getrennt für den E-Mailversand und -empfang konfigurierbar. Mehr Informationen zur Nutzung, finden Sie im entsprechenden Artikel.

Bei Änderungen der Konfiguration muss darauf geachtet werden, dass die Maske zum Email schreiben im ASSFINET MVP zunächst geschlossen und dann neu geöffnet wird. Änderungen werden erst danach effektiv übernommen.

Bei technischen Problemen bei der Einrichtung, schauen sie bitte in die entsprechenden FAQ.

Zur Nutzung der E-Mailfunktion im ASSFINET MVP sollten Sie zunächst sicherstellen, dass der Benutzer eine E-Mailadresse hinterlegt hat. Wählen Sie hierzu unter „Datei Organisation Benutzer“ den entsprechenden Benutzer aus und tragen sie unter „Benutzerdaten“ im Feld „Haupt-E-Mail-Adresse“ die E-Mailadresse des Benutzers ein.

Zur Nutzung der E-Mailfunktion ist es notwendig bestimmte Einstellungen vorzunehmen. Wählen sie hierzu unter „Datei Organisation Benutzer“ den entsprechenden Benutzer aus. Scrollen sie zum Bereich „E-Mail“.

Hier finden sie alle wichtigen Einstellungen zur Verbindung mit ihrem E-Mailserver. Sie können hier den Versand sowie den Empfang von E-Mails getrennt voneinander aktivieren.

Da das ASSFINET MVP direkt mit Ihrem Mailserver kommuniziert, müssen Sie hier Daten wie Serveradresse, Port und Zugangsdaten hinterlegen. Falls Sie keine Kenntnis über diese Angaben haben, kontaktieren Sie bitte Ihren EDV-Betreuer oder den Anbieter ihres E-Mailkontos. AssFiNET kann hier leider keine Hilfestellung geben, da wir auf diese Daten keinerlei Zugriff haben. Ziehen Sie ggf. die Einstellungen Ihres bisherigen Mailsystems (bspw. Outlook) zu Rate.

Zuerst müssen sie im oberen Bereich den Punkt „AMS Email-Client für den Emailversand aktivieren“ auswählen.

Hiermit wird der Versand von Emails über das ASSFINET MVP und nicht mehr über ein Drittprogramm (Outlook) realisiert. Zwingend erforderlich sind die Angaben des Servers (smtp) sowie Port, Benutzername und Kennwort.

Darunter können Sie über „Emails über den AMS Email-Client abrufen“ den Mailabruf direkt ins ASSFINET MVP einstellen. Hier sind ebenfalls die Daten Ihres Mailservers einzustellen.

Für den ersten Benutzer müssen die Felder „Server“ und „Port“ von Hand eingetragen werden. Da diese Daten meist für viele Benutzer gleich sind können sie unter „Als Standard speichern“ im System hinterlegt werden und für jeden weiteren Benutzer mit einem Klick auf „Kontoeinstellung laden“ direkt eingetragen werden.

Zudem muss in den allermeisten Fällen das Häkchen bei „Anmeldung erforderlich“ gesetzt sein, um den Versand von E-Mails zu ermöglichen.

Rechts oben können Sie ihre Signatur einstellen, welche dann beim Versenden einer E-Mail automatisch ans Ende angehängt wird

Falls Sie auch mit anderen Programmen ihre E-Mails abrufen, sollten Sie die Option „Kopie auf dem Server belassen“ auswählen.

Anschließend können Sie mit einem Klick auf „Konfiguration testen“ eine kurze Überprüfung durchführen, ob die von Ihnen angegebenen Daten korrekt sind. Bitte beachten Sie, dass hier immer die Konfiguration des aktuell angemeldeten Benutzers geprüft wird und nicht der Benutzer, deren Einstellungen Sie als Administrator möglicherweise gerade bearbeiten.

Falls auf Ihrem Mailserver schon einige (ältere) Emails liegen, können Sie mit der Option „nur Emails der letzten X Tage abholen“ den Mailabruf einschränken.

Nun haben Sie alle notwendigen Schritte getätigt, um aus dem ASSFINET MVP komfortabel E-Mails versenden und abrufen zu können

Alternativ zu dem oben genannten System gibt es noch eine weitere Möglichkeit, E-Mails in ihr ASSFINET MVP zu integrieren. Hierbei ist zu beachten, dass ein entsprechendes E-Mailprogramm(Outlook oder David Info Center) installiert sein muss. Die Einstellungen finden sie wiederum unter Datei Organisation → Benutzer →“entsprechender Benutzer“ → E-Mail.

Hier muss gewählt werden, zu welcher aktiven Schnittstelle man das ASSFINET MVP verbinden möchte. Wählen Sie ihr entsprechendes E-Mailprogramm aus. Klicken sie anschließend auf das Ordnersymbol, um den Ordner auszuwählen, welchen sie importieren möchten. Hier ist zu empfehlen, vorher im entsprechen E-Mailprogramm einen eigenen Ordner anzulegen, der nur für den Import in bestimmt ist.

Wählen Sie nun den entsprechenden Ordner aus und Bestätigen Sie mit „Übernehmen“. Wenn die E-Mails nach dem Import in den Archivordner verschoben werden sollen um doppelten Import von E-Mails zu vermeiden, wählen sie rechts den entsprechenden Punkt aus. Geben Sie zudem den Ordner an, in welchen die importierten E-Mails verschoben werden sollen.

Nun ist die Möglichkeit gegeben, im Dokumenteneingang unter „Zusatz → Emails importieren“ die E-Mails aus ihrem vorhin angegebenen Ordner zu importieren. Die E-Mails sind dann im Standardordner verfügbar.