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Auf dieser Seite verwalten Sie die allgemeingültigen Einstellungen (wie zeitversetzter E-Mail-Empfang und -Versand, Einstellungen zum Rechnungsversand per E-Mail, Festlegung eines Schemas zur Vorgangskennung) zum ASSFINET MVP E-Mail-Client.

Erfassungsbereich E-Mail System

Sie haben hier die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie im E-Mailprogramm die automatische Erzeugung einer Vorgangsnummer nutzen möchten. Die Vorgangsnummer wird automatisch dem Betreff einer neuen Mail zugefügt. Sie dient als neues Suchkriterium im Postbestand und Dokumenteneingang und ermöglicht im Dokumenteneingang die Ablage von eingehenden Mails mit dieser Vorgangsnummer mit einem Mausklick (Funktion Vorschlag im Dokumenteneingang => E-Mail-Organisation im Dokumenteneingang).

•Vorgang-Identstring: An dieser Stelle können Sie nach Ihren individuellen Wünschen die Art und Weise der Darstellung der Vorgangsnummer innerhalb des E-Mail-Betreff-Textes bestimmen. 

       Wichtig: Anhand des hier hinterlegten Identstring versucht ASSFINET MVP bei eingehenden Mails aus der Betreffzeile heraus die Vorgangsnummer zu lesen und in ASSFINET MVP ab Version 6.0 die Mail automatisch in den gefundenen Vorgang abzulegen. Insofern ist es empfehlenswert, dass Sie hier ein eigenes Format für die Darstellung der Vorgangsnummer im Betreff hintelegen.

Erfassungsbereich E-Mail Abruf- und Versandoptionen

Sofern auf ihrem ASSFINET MVP-System der ASSFINET MVP-Scheduler eingerichtet ist, haben Sie die Möglichkeit auch den Serien-Emailversand und E-Mailempfang zeitgesteuert durchzuführen und die Zeitintervalle wie unter dem Menüpunkt Geplante Aufgaben (Menüpunkt – Hauptmenü Organisation) zu erfassen.

Wichtig: Mit dem Speichern dieser Optionen werden Sie Ihre Einträge auch automatisch im Menüpunkt Geplante Aufgaben unter den Bezeichnungen E-Mail_abrufen und Email_versenden finden. Änderungen an den beiden Aufgaben sollten generell nur über den Erfassungsbereich Email Abruf- und Versandoptionen unter den Einstellungen vorgenommen werden und sind auch nur dort möglich.

 

Erfassungsbereich E-Mail Rechnungsversand

Dieser Abschnitt bietet Ihnen Einstellmöglichkeiten zur Steuerung Abrechnungen im PDF-Format via Mail zu versenden.

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 Sie hinterlegen hier getrennt zu jeder Empfängergruppe Kunde, Vermittler und Gesellschaften:

oOb der Rechnungsversand per Mail aktiviert sein soll.

oOb und unter welchem Kennwort die PDF-Dokumente verschlüsselt werden sollen.

oOb die Mailadresse aus der Hauptanschrift, der hinterlegten abweichenden Rechnungsadresse oder an eine bestimmte Rolle zu ziehen ist.

oDie von Ihnen unter dem Menüpunkt Formular (Menüpunkt – Hauptmenü Organisation) erfasste Textvorlage für das Mailanschreiben.

oDer Betreff der Abrechnungsmail.

Wichtig: Der Versand von Abrechnungsdokumenten via Mail kann genutzt werden, wenn unter der Einstellungsseite Textverarbeitung ein Office-Paket mit PDF-Unterstützung gewählt ist.