Auch bei E-Mails wünscht man sich zur einfachen Erstellung Textvariablen und Textbausteine. E-Mails werden aber im Gegensatz zu Briefen normalerweise als reiner Text ohne aufwendiges Layout geschrieben. Damit das Formularwesen mit allen Textbausteinen nicht doppelt gepflegt werden muss (mit einer Version für Briefe im RTF-Format und einer Version für E-Mails), ist in ASSFINET MVP der E-Mail-Versand in den normalen Ablauf zur Erstellung von Briefen integriert.

Erstellen einer E-Mail

Mit der Aktivierung unseres integrierten E-Mail-Clients steht Ihnen über die Funktion "Email" bei Kunde, Vertrag, Gesellschaft, Vermittler, Schaden, sonstiger Adresse oder auch Dokumenteneingang unsere integrierte E-Mail-Funktionalität zur Verfügung.

Für das Erstellen einer E-Mail finden Sie in dem Erfassungsteil des E-Mail-Clients: 

•Auswahl der Mailadressaten

•Verfassen des E-Mailtextes, Einfügen von Textvariablen und Textbausteinen.

•Hinzufügen von Dokumenten als Mailanhang aus dem ASSFINET MVP-Datenbestand oder auch Ihrem Dateisystem

•Sendefunktion oder Speichern als Entwurf

•Speichern der gesendeten E-Mail im Postbestand bzw. Dokumenteneingang (bei Entwürfen)

Weitere Detailinformationen finden Sie unter: E-Mail-Bearbeitung

Alternativ können Sie eine E-Mail nach wie vor unter Nutzung Ihres externen E-Mailprogramms in ASSFINET MVP über die Brief-Funktion erstellen:

•Funktion "Post" bei Kunde, Vertrag, Gesellschaft, Vermittler, Schaden oder sonstiger Adresse wählen.

•Auswahl von Formular, Adresse und Betreff

•Schreiben des Brieftexts, Einfügen von Textbausteinen

•Speichern des erstellten Briefs.

Anschließend besteht die Möglichkeit das erstellte Dokument per E-Mail zu versenden:

Hier stehen Ihnen für den Versand der E-Mail einige Möglichkeiten zur Verfügung:

•Empfänger / Adresspool: Hier erscheinen alle in Frage kommenden Mailadressen aus ASSFINET MVP - z.B. beim Senden eines Briefs zum Vertrag die Adresse der Gesellschaft und aller Referenzen der Gesellschaft sowie des Kunden und der Referenzen des Kunden sowie von Referenzen am Vertrag (beim Schaden: Kunde und Referenzen, Gesellschaft und Referenzen, Vermittler, Vertragsreferenzen, Schadenreferenzen, Schadensachbearbeiter). Über die Schaltflächen "To", "CC", "BCC" können die links angebotenen Mailadressen in die zu schreibende E-Mail übernommen werden. Ist eine gewünschte Mailadresse in ASSFINET MVP nicht hinterlegt, kann sie über die Funktion "Adresse hinzufügen" in den Adresspool aufgenommen werden oder einfach später im Mailprogramm nachträglich eingetragen werden. Über "Adresse suchen" können alle in ASSFINET MVP überhaupt hinterlegten E-Mail-Adressen durchsucht werden - es werden nur die Adressen angezeigt, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

•Betreff: Es wird der vorher eingegebene Betreff des Briefs übernommen. Die Option "Tracking-Nummer in Betreff aufnehmen" dient dazu, in den Betreff der E-Mail eine Information mit aufzunehmen, die ASSFINET MVP später bei der Archivierung zur Zuordnung der E-Mail zum richtigen Postbestand verwenden kann. Speziell dann, wenn Sie eine E-Mail zum Vertrag oder Schaden schreiben, sollten Sie diese Option ankreuzen: Im Gegensatz zu Kunden, Vermittlern, Gesellschaften und sonstigen Adressen haben Verträge und Schäden keine "eigenen" Mailadressen, so dass die Zuordnung über Sender-/Empfängeradresse hier nicht möglich ist. Eine E-Mail an den Kunden, die aus dem Vertrag erstellt wurde, würde beim Kunden archiviert werden, wenn keine Tracking-Nummer in den Betreff übernommen wurde.

•Anhänge / Dokumentpool: Der Dokumentpool dient dazu, aus unterschiedlichen Stellen in ASSFINET MVP Dokumente zu sammeln, die zusammen als Anhänge einer E-Mail verwendet werden sollen. Über die Schaltflächen "->" und "<-" kann ausgewählt werden, welche Dokumente aus dem Dokumentpool als Anhänge übernommen werden. Der zuvor geschriebene Brief ist immer standardmäßig als Anhang vorgesehen.

Zu guter letzt ist noch die Entscheidung zu treffen, in welchem Format der Brief gesendet werden soll:

ob der Brief  im Anhang geschickt oder in Mailtext umgewandelt werden soll.

•Als RTF-Dokument: Ist "RTF-Dokumente als Mailtext" NICHT angekreuzt, so erscheint der Brief (und alle anderen Anhänge im RTF-Format) als voll formatiertes RTF-Dokument im Anhang der E-Mail, d.h. der Empfänger muss den Anhang später explizit öffnen, um den Inhalt lesen zu können. Als Text der E-Mail wird ein Standardtext eingesetzt, der in ASSFINET MVP unter Datei -> Einstellungen -> E-Mail -> Standardtext vorgegeben werden kann (z.B. "Bitte öffnen Sie das Textdokument im Anhang, um den Brief zu lesen"). Dieser Text kann natürlich vor Versand der E-Mail per Hand angepasst werden.

•Als PDF-Dokument: Ist "Alle RTF-Dokumente vor dem Versand in PDF wandeln" angekreuzt, werden alle anzuhängenden RTF-Dokumente in das PDF-Format konvertiert. Das PDF-Format ist universell akzeptiert und ist schwerer zu manipulieren als RTF. Voraussetzung für diese Funktion: Word 2007 mit PDF-Plugin oder OpenOffice muss installiert sein, und die nötigen Einstellungen müssten unter Datei -> Einstellungen in der Rubrik "Textverarbeitung" gemacht werden.

•Als Mailtext: Ist "RTF-Dokumente als Mailtext" angekreuzt, dann werden alle gewählten Anhänge im RTF-Format zunächst in Textform umgewandelt und dann an den Mailtext angehängt. Dabei wird das Layout (z.B. Schriftarten, Formatierungen, Einrückungen, …) automatisch aus dem Text entfernt - je nach Art des Layouts sieht daher die Mailtext-Variante deutlich anders aus als die Originalvariante. Es kann sinnvoll sein, für bestimmte Formulare in ASSFINET MVP spezielle E-Mail-Varianten zu hinterlegen, die z.B. auf den Briefkopf verzichten, da dieser bei Umwandlung in Mailtext möglicherweise überflüssig ist.

Mit Klick auf "E-Mail starten" wird die E-Mail nach Ihren Vorgangen zusammengesetzt und das bei Ihnen installierte Mailprogramm (z.B. Microsoft Outlook) gestartet.

Dokumentpool / Versand von mehreren Dokumenten aus ASSFINET MVP

Häufig ergibt sich die Anforderung, mehrere in ASSFINET MVP bereits archivierte Dokumente in einer E-Mail mitzuschicken - z.B. dann, wenn bei Kündigungen im Fremdbestand zusätzlich zum Kündigungsschreiben auch die Maklervollmacht mitgesendet werden soll, oder erhaltene Schreiben oder Gutachten weitergeleitet werden. Im vorherigen Abschnitt war bisher nur die Rede davon, wie ein Brief erstellt und direkt als E-Mail versendet wird. Sollen zusätzliche Dokumente anhängt werden, gibt es dafür zwei Verfahren.

1.Dokumente erst in den Dokumentpool legen und dann die E-Mail verfassen. Suchen Sie die anzuhängenden Dokumente im ASSFINET MVP im jeweiligen Postbestand (z.B. die Maklervollmacht im Postbestand des Kunden). Im Postbestand gibt es die Funktion "In den Dokumentpool", mit dem das ausgewählte Dokument in den Dokumentpool kopiert wird. Es steht dort dann solange für den Versand mit einer später zu erstellenden E-Mail zur Verfügung, bis ASSFINET MVP neu gestartet wurde.

2.Dokumente nachträglich an eine E-Mail anhängen. Beim Schreiben einer E-Mail ergibt sich oft erst nachträglich die Notwendigkeit, ein weiteres Dokument hinzuzufügen. Wenn die E-Mail dann bereits gestartet wurde und schon weiterer Text im Mailprogramm eingegeben wurde, können Sie trotzdem noch Dokumente aus ASSFINET MVP anhängen: Wählen Sie dazu das anzuhängende Dokument im Postbestand aus und wählen Sie "In den Dokumentpool". Es öffnet sich eine Windows-Ordneransicht, in der die Dokumente im Dokumentpool angezeigt werden. Sie können nun die dortigen Dokument per "Drag-and-drop" mit der Maus in das Mailprogramm hinüberziehen - fast alle Mailprogramm unterstützen die Möglichkeit, auf diese Weise Dateien an E-Mails anzuhängen.