Die Archivierung von E-Mails wird immer wichtiger: auf der einen Seite ersetzt E-Mail immer mehr den Briefverkehr - es ist so schnell und bequem, dass auch wichtige geschäftliche Korrespondenz über diesen Weg abgewickelt wird. Daraus folgt auf der anderen Seite, dass die Dokumentation und Archivierung dieser Korrespondenz sehr wesentlich ist.

Bei der Archivierung von E-Mails reicht es wie bei Post-Archivierung nicht aus, die Daten nur unsortiert aufzuheben. Eine E-Mail auf einem Backup-Band hat kaum einen Sinn, wenn keiner weiß, ob es die E-Mail überhaupt gibt und wo sie gespeichert ist. Demnach ist die Auffindbarkeit der Daten neben der reinen Aufbewahrung ein wesentlicher Aspekt.

Sinnig ist es natürlich, die E-Mail-Korrespondenz dort aufzubewahren, wo die Kunden- und Vertragsakten sowieso schon leben - im Postbestand des ASSFINET MVP. 

Manuelles Archivieren von E-Mails

Durch Nutzung des integrierten DMS (Dokumentenmanagementsystem) können beliebige Dateien bei Kunden, Verträgen, etc. im Postbestand hinterlegt werden. Die Archivierung einer einzelnen E-Mail kann z.B. so aussehen:

•Die E-Mail wird aus dem Mailprogramm (z.B. Outlook/Outlook Express) heraus als “.eml”-Datei gespeichert, z.B. in den Ordner “C:\AMSSCAN”.

•Von dort wird die E-Mail nach ASSFINET MVP eingelesen - entweder über den “Dokumenteneingang” als Zwischenstation oder direkt über die Funktion “Datei importieren” im Postbestand.

•Zur Zuordnung muss jeweils der betreffende Kunde / Vertrag / … im ASSFINET MVP gesucht werden, zu dem die E-Mail passend abgelegt werden kann.

Wer viele E-Mails erhält oder verschickt, dem ist die Verarbeitung einzelner E-Mails auf diese Weise zu aufwendig. Eine Sammelverarbeitung kann z.B. auf folgendem Wege erreicht werden:

•Alle zu archivierenden eingehenden E-Mails werden bei Erhalt an eine spezielle interne Mailadresse (z.B. “ablage@meinefirma.de”) weitergeleitet.

•Alle zu archivierenden ausgehenden E-Mails werden mit BCC: (Blindkopie) an “ablage@meinefirma.de” geschickt.

•Alle E-Mails an “ablage@meinefirma.de” gehen an einen zentralen Platz, an dem einmal am Tag die E-Mails gespeichert, nach ASSFINET MVP importiert und dort zugeordnet werden.

Automatisches Archivieren von E-Mails

ASSFINET MVP verfügt über Schnittstellen zum automatisierten Einlesen und Archivieren von E-Mails aus bestimmten Mailprogrammen. 

•Microsoft Outlook  (Outlook Express: Upgrade auf Outlook)

•Tobit David/Infocenter

Die E-Mail-Schnittstelle wird pro Benutzer eingestellt (da jeder Benutzer unter Umständen mit einem anderen Mailprogramm und anderen Ordnernamen arbeitet) und ist daher aus dem ASSFINET MVP-Hauptmenü unter Organisation -> Benutzer und dort unter der Registerkarte "Email" zu finden. (Benutzer - Abschnitt E-Mail)

Nach Einrichtung der Schnittstellen können E-Mails eingelesen werden. Gehen Sie dazu in den Dokumenteneingang. Dort gibt es im Funktionen-Menü den Eintrag "E-Mail Schnittstelle -> E-Mails importieren". Diese Funktion liest E-Mails aus dem gewählten Quellordner ein und sucht direkt nach einer möglichen Zuordnung zu einem Postbestand in ASSFINET MVP:

•Wenn im Betreff einer E-Mail eine Trackingnummer gefunden wurde (siehe E-Mail: Versenden), wird die Zuordnung zum entsprechenden Objekt (z.B. Vertrag, Schaden) vorgeschlagen.

•Wenn die Sender- oder Empfängeradresse der E-Mail mit einer in ASSFINET MVP gespeicherten Mailadresse von Kunden, Gesellschaften, Vermittlern, sonstigen Adressen übereinstimmt, wird dieses Objekt vorgeschlagen.

Alle eingelesenen E-Mails erscheinen zunächst in der Liste der zuzuordnenden Dokumente. Die Zuordnungen, die ASSFINET MVP vorschlägt, können also vor der endgültigen Archivierung noch überprüft und geändert werden.

Wenn ASSFINET MVP für ein Dokument Zuordnungen vorgeschlagen hat, können Sie per Klick auf das Symbol "Vorschlag" eine Zuordnung bestätigen und das Dokument mit einem Mausklick archivieren.