ASSFINET MVP kann Datenlieferungen der verschiedenen BiPRO-Normen automatisiert abholen und verarbeiten.

Aktivierung Automatismen

Öffnen Sie im Menü Datei den Bereich Einstellungen. Wechseln Sie in den Bereich Dokumenteneingang.

Aktivieren Sie die Automatische Zuordnung von Dokumenten

Hinweis: In früheren Versionen vom ASSFINET MVP könnte das Häkchen fälschlicherweise als gesetzt gekennzeichnet sein. Klicken Sie es daher zweimal an und speichern Sie die Änderungen, um sicherzugehen, dass das automatische Zuordnen aktiv ist.

Abruf von Daten aus Angebotsrechnern (TAA-Daten)

Wenn Sie Daten aus Angebotsrechnern abrufen möchten, wechseln Sie in das Import-Center im Menü Datei.

Über den Button DigiPro können Sie kontrollieren, welche Daten in Ihrem con:center Konto zum Abruf bereit stehen:

Starten Sie den Abruf von Daten über den Button Import:

con:center ruft neue Daten aus Ihrem Postfach ab. Daten, die eindeutig zugeordnet werden können, werden automatisch geschrieben. Daten, die nicht eindeutig sind, können zugeordnet und dann per „Zurückschreiben“ in den Bestand übernommen werden. Nach dem Schreiben wird der Datensatz im Bestand automatisch geöffnet.

Neuanlagen werden standardmäßig nicht automatisch importiert. Dies kann auf Wunsch über die Einstellungen konfiguriert werden.

Abruf von Dokumenten

Dokumentenlieferungen werden über den Dokumenteneingang abgerufen:

Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt DigiPro und wählen Sie „Import“.

Ihr MVP ruft neue Dokumente von der con:center Plattform ab.

Automatische Zuordnung

Nach dem Abruf neuer Dokumente markieren Sie alle Dokumente, die Sie automatisch zuordnen möchten (dieser Menüpunkt ist nur nach vorheriger Aktivierung in Datei/Einstellungen (siehe oben) verfügbar.

Der Dialog für die automatische Zuordnung öffnet sich:

Über den Klick auf  sind weitere Zuordnungsmöglichkeiten verfügbar.

Wenn Sie alle markierten Dokumente ohne individuelle Benennung archivieren wollen, entfernen Sie das Häkchen bei „Archivdialog“. In diesem Fall wird der Titel unverändert übernommen. Zusätzlich können Sie optional zu jedem Dokument einen Wiedervorlage-Termin erstellen.

Achten Sie darauf, dass das Häkchen für „Dokumente nach der Zuordnung aus der Liste löschen“ gesetzt ist, wenn Sie die Dokumente automatisch verschieben wollen. Ansonsten verbleibt eine Kopie im DMS-Eingang und muss händisch gelöscht werden.

Wenn Dokumente verbleiben, die nicht zugeordnet werden können, haben Sie die Möglichkeit, die fehlenden Datensätze (Kunden, Verträge, …) anzulegen und dann über den Menüpunkt DigiPro die Identifizierung nochmal zu wiederholen.

Benachrichtigung von Benutzern über eingegangene Dokumente

Wenn Sie eine Kontrollmöglichkeit für eingegangene Dokumente implementieren wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten. Kunden und Verträge können einen Sachbearbeiter zugeordnet werden  (Kunden- bzw. Vertragsmaske). Der Sachbearbeiter ist ein Benutzer. Im Menü Datei/Einstellungen haben Sie im Bereich Dokumenteneingang die Möglichkeit, die Benachrichtigung für die automatische Zuordnung zu aktivieren.

Variante 1 entspricht der Zuordnung der Dokumente in den Postbestand ohne Benachrichtigung. Variante 2 ordnet die Dokumente wie bisher automatisch zu und erzeugt zusätzlich eine Systembenachrichtigung im Dokumenteneingang des Sachbearbeiters, der dem jeweiligen Kunden oder Vertrag zugeordnet ist. Damit können zugeordnete Dokumente anschließend strukturiert auf Korrektheit kontrolliert werden (Automatische Zuordnung mit Nachkontrolle). Variante 3 ordnet die Dokumente nicht automatisch zu. Stattdessen wird für den identifizierten Kunden/Vertrag geprüft, welcher Sachbearbeiter zuständig ist. Das Dokument wird in den Dokumenteneingang dieses Sachbearbeiters verschoben, wo es zunächst kontrolliert werden kann. Von dort aus kann wiederum eine automatische Zuordnung in den Postbestand erfolgen (Automatische Zuordnung mit vorheriger Kontrolle).

Automatisierung des Abrufes über Geplante Aufgaben

Sowohl der Abruf von TAA-Daten wie auch der Dokumentenabruf sind vollständig automatisierbar und können im Hintergrund durch den Dienst Geplante Aufgaben durchgeführt werden. Stellen Sie sicher, dass der Dienst Geplante Aufgaben für Ihr System konfiguriert ist.

TAA-Daten

Öffnen Sie im Menü Hilfe die Verwaltung von Geplanten Aufgaben

Legen Sie eine neue Geplante Aufgabe an.

Wählen Sie die Aufgabe „concenterImport“ aus und konfigurieren Sie den Ablauf nach Ihren Bedürfnissen:

Der Dienst „Geplante Aufgaben“ wird jetzt neue TAA-Daten automatisch abrufen und schreiben. Beachten Sie dabei, dass nur eindeutig identifizierte Daten automatisch geschrieben werden. Prüfen Sie gelegentlich das Import-Center (siehe oben) auf nicht automatisch verarbeitete Datensätze. Beachten Sie außerdem, dass für den automatischen Abruf ebenfalls die Benutzerkonten (siehe Punkt 1) konfiguriert sein müssen. Es werden die Daten für alle konfigurierten Benutzer automatisch abgerufen.

Dokumente

Der automatische Abruf von Dokumenten funktioniert nach dem gleichen Schema wie der TAA-Abruf. Legen Sie die geplante Aufgabe „concenterDokAbruf“ an:

Aktivieren Sie die Benutzer, deren Dokumente automatisch abgerufen werden sollen, unter Datei/Einstellungen/Dokumenteneingang. Die Dokumente werden automatisch abgerufen und in den Dokumenteneingang geladen. Die eigentliche Zuordnung der Dokumente auf den Bestand erfolgt im Anschluss wie in Punkt 5 beschrieben interaktiv durch den Anwender.