Dokumenteingang (Menüpunkt - Hauptmenü Bestand)

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Mit dem Dokumenten- Management- System (DMS) zum Assfinet MVP können elektronische Dokumente in allen Dateiformaten (auch eingescannte Papierdokumente) in die Verwaltung des Assfinet MVP systematisch übernommen werden.

Herzstück des DMS ist der Dokumenteneingang, in dem für jeden Benutzer des Systems getrennt ein Eingangsordner vorgehalten wird.

Dokumente, die in ASSFINET MVP bearbeitet oder abgelegt werden sollen, müssen zunächst als Dateien existieren. Das können z.B. eingescannte Papierdokumente, gespeicherte E-Mails, Fotos oder Dateien anderer Typen sein. Um die Dateien im Dokumenteneingang in ASSFINET MVP wiederzufinden, können sie im Verzeichnis "C:\Amsscan" gespeichert werden (dieser Verzeichnisname lässt sich unter Organisation->Benutzer ändern). Beim Öffnen des Dokumenteingangs werden alle in diesem Verzeichnis gespeicherten Dokumente in ASSFINET MVP eingelesen und anschließend im Quellverzeichnis gelöscht.

Alternativ können Dateien auch einzeln per Menü Bearbeiten -> Datei importieren in den Dokumenteneingang überführt werden.

Um im Dokumenteneingang auch mit Integration des ASSFINET MVP-eigenen E-Mail-Clients eine Dokumenten-Übersicht erhalten zu können, werden die E-Mail nach ihrer Art automatisch in Unterordner "Gesendete Objekte", "Postausgang", "Entwürfe", "Posteingang" abgelegt (Email-Organisation im Dokumenteneingang).

Haben Sie über den Programmteil Benutzer - Abschnitt Einstellungen Dokumentenrechte für den DMS-Posteingang vergeben, so können nur Benutzer, die über die erforderlichen Rechte verfügen, die hier abgelegten Dokumente sehen und öffnen.

Papierdokumente können auch direkt durch den Scanner erfasst werden. Dazu dient die Menüfunktion "Dokumente einscannen". Es wird eine Zusatzanwendung gestartet, die - bei Verwendung eines Scanners mit Einzelblatteinzug - Vorgänge anhand von Trennseiten zerlegen kann. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten

•Leerseiten: Sortieren Sie dazu in einem Papierstapel zwischen zusammengehörige Seiten jeweils ein leeres weißes Trennblatt. Beim Scannen des Papierstapels erkennt ASSFINET MVP die Trennseiten und legt für jeden Satz zusammengehöriger Seiten jeweils ein mehrseitiges PDF-Dokument an.

•Barcode: Drucken Sie über die Funktion "Barcode drucken" eine hinreichende Menge von speziell mit einem Barcode ausgerüsteten Seiten aus. Diese Seiten werden als Trennseiten in den Papierstapel eingefügt und beim Scannen von der Software erkannt.

Die entstehenden Dokumente werden im "Amsscan"-Verzeichnis gespeichert und nach dem Scanvorgang in den Dokumenteingang eingelesen.

In der Dokumentenliste können zunächst aussagefähige Titel und Anmerkungen zu den Dokumenten vergeben werden. Wenn mit einem Dokument noch weitere zu erledigende Aufgaben verknüpft sind, kann es entweder einem speziellen Benutzer zu Bearbeitung weitergegeben werden (Menüpunkt "Weitergabe") oder zur Bearbeitung durch mehrere Benutzer kopiert werden (Menüpunkt "Kopieren").

Zum Ablegen (Zuordnen) von Dokumenten steht Ihnen die Menüfunktion Zuordnen zur Verfügung.

Meistens ist es mit der Ablage eines Dokuments nicht getan: Es muss im Zusammenhang mit dem Dokument noch eine Bearbeitung erfolgen (z.B. Prüfen der Police, Bearbeitung einer Rückfrage, Weitergabe einer Vertragsänderung). Häufig ist ein Dokument auch die Antwort auf ein vorhergehendes Schreiben aus ASSFINET MVP, zu dem bereits ein Wiedervorlagetermin angelegt wurde. Dann muss der Wiedervorlagetermin gelöscht werden.

Hier hilft die Funktion "Gehe Zu", die nach der Zuordnung eines Dokuments zu einem Kunden, Vertrag, ... sichtbar ist. Mit der Funktion kann zum betreffenden Kunden, Vertrag, ... gesprungen werden, so dass dort weitergearbeitet werden kann, und auch die dort befindlichen Wiedervorlagetermine aktualisiert werden können.

Da bei konsequenter Nutzung des DMS sich beim jeweiligen Objekt quasi eine Kunden-, Vertrags- und Schadenakte entwickelt, könnte die (konventionelle) Papierakte zugunsten einer Tagesablage aufgelöst werden. Bei Bedarf wäre über das Datum (bei gescannten Dokumenten über den Eingangsstempel auf dem Original) im jeweiligen Dokument das Original unter dem Tagesdatum wieder aufzufinden.