Brief-Info bearbeiten

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Anmerkung: Verschiedene Elemente sind nur verfügbar, wenn das Dokumentenmanagementsystem (DMS) lizenziert ist.

Wenn Sie sich im Postbestand befinden und ein Dokumente markiert ist, können Sie mit Klick auf den Menüpunkt die Dokumentendaten und -einstellungen bearbeiten.

Über den Menüpunkt "Infos" im Postbestand können zu jedem Dokument im Postbestand Archivierungshinweise und/oder Zugriffsbeschränkungen hinterlegt werden. Zudem wird bei der Anlage von neuen Dokumenten z.B. als Brief, DMS – Dokument, Expertise oder Leistungsanalyse immer der Dialog "Brief-Info bearbeiten" angezeigt. Dieses Verhalten lässt sich aber über Menü Datei -> Einstellungen ausschalten.

•Titel: Der Titel, der in der Liste angezeigt wird. Häufig verwendete Titel können in einer Vorschlagsliste festgehalten werden - vor allem relevant für DMS-Dokumente, da bei eigenen Briefen der Briefbetreff als Titel vorbelegt wird.

•Erstellt: Anders als das festvergebene Archivierungsdatum kann das Erstellungsdatum individuell eingetragen werden. Sowohl im Dokumenteneingang bei der Zuordnung, als auch bei einem bereits archivierten Dokumente im Postbestand (Info-Dialog), kann das Erstellungsdatum nachträglich auf den korrekten Chronologischen Ablauf der Korrespondenz eingestellt werden.

•Von / An: Dies ist eine Zusatzinformation, die zur Selektion von z.B. ausgehender und eingehender Post verwendet werden kann.

•Archivierungsdatum: Das Datum der Archivierung im Assfinet MVP wird nur angezeigt und kann nicht geändert werden.

•Zugriffsrechte ... : Je nach vergebenen Rechten können die Benutzer diese Dokumente sehen oder öffnen und bearbeiten. Standardmäßig wird für ein neu angelegtes Dokument das Recht "AMS-Anwender" vergeben. Sollte das Dokument über das Datenportal in das System geladen worden sein, bekommt dieses das Recht "Web-Anwender". Benutzer die das Zugriffsrecht "Fenster/Postbestandsliste/geschützte Dokumente einsehen" besitzen oder die die Login-Daten eines berechtigten Benutzers eingegeben haben (Menüpunkt "Sonderzugriff"), können auch bei nicht vergebenen Dokumentenzugriffsrecht auf alle im System vorhandenen Dokumente zugreifen (siehe Zugriffsrechte).

•Dokument im PDF-Format ablegen: Wird diese Option aktiviert, dann wird das Dokument im nicht mehr veränderbaren PDF-Format im Postbestand abgelegt. Damit kann ein Brief "endgültig gemacht" und zu Dokumentationszwecken im Postbestand hinterlegt werden. Bitte beachten Sie, dass im PDF-Format abgelegte Briefe nicht mehr geändert werden können. Die Umwandlung in das PDF-Format ist nur möglich, wenn Microsoft Word 2007 mit PDF-Plugin oder OpenOffice.org auf dem Arbeitsplatz installiert ist, und unter Datei->Einstellungen die PDF-Generierung eingeschaltet wurde.

Bei vorhandener DMS - Lizenz können die Dokumente auch durch die Angabe eines Ordners einsortiert werden. Um einem Dokument ein Ordner zuzuordnen, markiert man vor dem Speichern im Fenster „Dokumentenverzeichnis“ den entsprechenden Ordner. Im Fenster Ordner erscheinen Standardordner (blau) und objektspezifische Ordner (gelb).

•Blaue Ordner existieren global für die Kategorien Kunden, Gesellschaften, Vermittlern, Verträgen, Schäden und Adressen und werden angezeigt, wenn man für die entsprechende Kategorie eine Dokument zuordnen möchte. Farblich wird unterschieden, ob sich Dokumente im Standardordner befinden: Hellblaue Ordner stehen für "leere" Standardordner, dunkleblaue beinhalten Dokumente.

•Die gelben Ordner existieren nur so lange, wie sich Dokumente in ihnen befinden und sind immer einem bestimmten Objekt zugeteilt.

Beispiel: Hat man den Kunden „Meier“ ausgewählt, schreibt einen Brief und speichert diesen, so erscheint der obige Dialog mit den blauen Ordnern, die es zur Kategorie Kunde gibt und den gelben Ordnern, die bisher für „Meier“ angelegt wurden und bereits Briefe enthalten.

Ordner können über das Icon „Hinzufügen“ erstellt werden. Markieren Sie zuvor den Ordner, unterhalb dessen der neue Ordner eingefügt werden soll.

Dem neuen Ordner muss mindestens ein Dokument zugeordnet werden, sonst verschwindet er beim nächsten Öffnen des Postbestands.

Objektspezifische (gelbe) Ordner können über das Icon „Löschen“ entfernt werden, wenn sie keine weiteren Unterordner oder Dokumente enthalten. Standardordner können gelöscht werden; solange sie aber Dokumente enthalten, erscheinen die Ordner weiterhin als objektspezifische (gelbe) Ordner. Die Ordner verschwinden, sobald sie keine Dokumente mehr enthalten.

Über das „Werkzeug – Icon“ wird der Dialog zum Bearbeiten von Ordnern aufgerufen. Hier kann die Art des Ordners bearbeitet werden.

Dokumente können per "Drag and Drop" mit der Maus verschoben werden. Klicken Sie dazu auf die grau markierte erste Spalte der Liste zu dem Dokument, das verschoben werden soll, und ziehen Sie es zu dem gewünschten Ordner.

Alternative kann der Ordner über die Funktion "Infos" geändert werden. Markieren Sie dann im "Briefinfo"-Dialog den neuen Zielordner. Nach dem Speichern befindet sich das Dokument im entsprechenden Ordner.

Alle Dokumente, die bisher noch keinem Ordner zugeordnet wurden, befinden sich zunächst im Ordner mit dem Namen „Standardordner“. Von diesem Ordner können sie durch das beschriebene Verfahren anderen Ordnern zugeordnet werden.

Zur individuellen Selektion von Dokumenten können jedem Dokument Schlagwörter zugeteilt werden. Hierzu verschiebt man einen Begriff aus der Liste der „möglichn Schlagwörter“ in die Liste der „Schlagwörter für dieses Dokument“.

Über den Schalter „Bearbeiten“ können neue Schlagwörter definiert werden. Dies geschieht über Vorschlagslisten.