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Eine weitere Neuerung mit der Integration des E-Mail-Clients in ASSFINET MVP ist die Möglichkeit Abrechnungen per E-Mail an Ihre Rechnungsempfänger zu versenden. Hierzu definieren Sie bezogen auf Ihre Empfängergruppe Kunde, Vermittler oder Gesellschaft ein generelles Mailanschreiben. Die Rechnung selbst wird als PDF generiert und als Mailanhang an den entsprechenden Rechnungsempfänger gesendet.

Vorbereitungen:

Die Vorbereitungen für die Erstellung von Abrechnungen per E-Mail sind in den nachfolgenden 3 Schritten erläutert:

Schritt 1: Erfassen Sie Ihr Mailanschreiben bezogen auf Ihre Rechnungs-Empfängergruppe über den Menüpunkt Formularwesen (Menüpunkt – Hauptmenü Organisation) als Textbaustein (Email)

Schritt 2: Aktivieren Sie den PDF-Support in ASSFINET MVP über den Menüpunkt Einstellungen / Einstellungsseite Textverarbeitung (Menüpunkt – Hauptmenü Datei). Dies ist möglich, wenn Sie als Office-Paket OpenOffice oder Microsoft Word 2007 mit dem kostenlosen PDF-Plugin verwenden.

Schritt 3: Hinterlegen Sie in dem Programmteil Einstellungen / Einstellungsseite E-Mail (Menüpunkt – Hauptmenü Datei) die Konfigurationsparameter zur Steuerung des Rechnungsversand per E-Mail

•PDF-Masterkennwort: Ermöglicht Ihnen jedes verschlüsselte PDF-Abrechnungsdokument mit diesem Kennwort zu öffnen

Auf den Registerseiten Kunden / Vermittler und Gesellschaft stehen Ihnen für jede dieser Empfängergruppe zur Verfügung:

•Rechnungsversand via Mail aktivieren: Bietet Ihnen für jede Empfängergruppe die Entscheidungsmöglichkeit, ob für diese Abrechnungen via Mail erzeugt werden sollen oder nicht.
 Haben sich einzelne Rechnungsempfänger speziell gegen eine Zusendungen von Rechnungen per Mail ausgesprochen, so können finden Sie auf den einzelnen Adress-Detailformularen die Kennzeichnungsmöglichkeit, diesen entsprechend auszuschließen.
 

 

•PDF verschlüsseln / Kenntwort: Für jede Empfängergruppe können Sie entscheiden, ob die PDF-Rechnungen verschlüsselt versendet werden sollen und wenn ja, mit welchem Kennwort.

•Mailadresse aus: Zu jeder Empfängergruppe legen Sie hier fest, ob die Mailadresse generell aus der Hauptanschrift, aus der Rechnungsanschrift oder aus einer bestimmten Rolle einer Referenzanschrift gezogen werden sollen.

•Textvorlage: Wählen Sie hier Ihren erstellten Textbaustein aus, den Sie als Mailanschreiben verwenden möchten.

•Betreff: Der hier erfasste Text wird in die Betreffzeile der Rechnungsmail übernommen.

Optional: Sollte auf Ihrem System unser ASSFINET MVP-Scheduler eingerichtet sein, so haben Sie die Möglichkeit den E-Mail-Rechnungsversand zeitversetzt zu starten. Hierzu dient Ihnen der Erfassungsteil unter E-Mail Abruf- und Versandoptionen (TODO: Verweis E-Mail Abruf- und Versandoption) auf der Einstellungsseite E-Mail, Menü Einstellungen (Menüpunkt – Hauptmenü Datei)

Durchführung:

Nach den vorgenannten Konfigurationsarbeiten können Sie den Rechnungsversand via E-Mail nach Selektion Ihrer Abrechnungspositionen im Programmteil Abrechnungen & Mahnungen drucken (Menüpunkt – Hauptmenü Rechnungswesen) über die neue Schaltfläche „Rechnungen via Mail“ durchführen lassen. 

Haben Sie unter Einstellungen - Textverarbeitung Ihr Briefpapier als PDF-Template hinterlegt, so können Sie in dem darauf folgenden Dialog Ihre Vorlage auf dem die Rechnungen gedruckt werden sollen auswählen.

Im Anschluss daran werden die Abrechnungen erstellt und protokolliert.

Die Abrechnungen selbst werden Ihnen zur Kontrolle wie gewohnt in Ihrem Office-Paket angezeigt. Die E-Mail wird entsprechend Ihrer Einstellungshinterlegung generiert und an den Empfänger gesendet.

Im Fall eines zeitgesteuerten Versands werden Sie die generierten E-Mails mit den Abrechnungsanhängen in Ihrem ASSFINET MVP Dokumenteneingang unter dem Ordner Postausgang gelistet finden.